ナレッジと業務フローで法務を強化！
複数社で効果のあったテクノロジー活用は？

■登壇者
・加藤産業株式会社 広報・CSR推進部 部長　加藤禎久さま
・キーウェアソリューションズ株式会社 経営管理部 法務担当マネージャー　明地陽子さま
・日本たばこ産業株式会社 日本マーケット法務担当 課長代理 弁護士　太田皓士さま
・オルビス株式会社 法務部 部長　齋野香織さま
・株式会社LegalOn Technologies　酒井舞雪美（総合司会）
・株式会社 LegalOn Technologies　松丸夏希（進行サポート）

「Legal Operations CORE8」とは？

酒井　みなさま、本日はお集まりいただきありがとうございます。まず、Legal Operations CORE 8（以下、CORE 8）について、当社の松丸からご紹介いたします。

松丸　「Legal Operations」は、法務部門が効果的・効率的にその機能を発揮するためのアメリカ発祥の取り組みです。日本では、法務パーソン有志が立ち上げた「リーガルオペレーションズ研究会」が企業法務に重要な要素をまとめ、「CORE 8」を発表しています。

これは、「戦略」「予算」「マネジメント」「人材」「業務フロー」「ナレッジマネジメント」「外部リソースの活用」「テクノロジー活用」の8つのコアからなるフレームワークで、どこから取り組んでも良い性質のものです。

それぞれ、最初に取り組むべき「レベル1」、その次の「レベル2」を経た高度な取り組みの「レベル3」まで3段階でレベル分けされています。このフレームワークを参考に、自社に合った取り組みを進め、法務部門が企業全体の価値を高めていくことが期待されています。

1｜「業務フロー・テクノロジー活用・ナレッジマネジメント」どの項目を重点的に運用している？

酒井　今回は、CORE 8のうち「業務フロー」「テクノロジー活用」「ナレッジマネジメント」にクローズアップします。みなさまは、これらの中でどれを重点的に運用されていらっしゃいますか？

太田　当社は「ナレッジマネジメント」に注力しています。事業部とのやりとりはメールベースでしたが、クラウドデータベースを中心とした仕組みに変更して、契約や施策の類型ごとに、事業部からいつどんな相談があって、どんなやりとりをしたかが自動的に残るようにしました。

最初はデータの数も少ないのでそれだけで十分機能していたのですが、いまは1万を超えるくらいに蓄積されていて、検索や分析など、データ活用が課題になっています。

加藤　当社も、事業部からの質問と回答を都度Excelに入力する形でまとめています。人による回答のばらつきが少なくなり、毎回書籍などを調べる手間も省けますね。

私は「業務フロー」を重点項目に挙げました。当社では約5年前、私が入社したタイミングでは3人体制の法務組織だったのですが、改めて業務フローを整備しました。例えば契約書のチェックでは、依頼の際、事業部に「新規契約か、変更か」「ひな形は当社のものか、お取引先のものか」などの項目を設けたチェックリストを記入してもらうなど、ルール作りを進めました。PDCAを回しながら随時見直しを行い、今の仕組みになっています。

齋野　私は、ナレッジマネジメントの一環としての「業務フロー」です。私が入社した2019年当時は、ほぼ一人法務でしたが、メンバーが増えるにつれ、個々のスキル頼みではなく、法務部として質を担保する仕組み作りが必要になってきました。

当社は女性の比率が高く、法務も7名中5名が女性です。産休・育休の取得などで誰が抜けても、審査の質を落とさない業務フロー作りにチャレンジしています。法務として契約をどの範囲まで審査し管理するか、契約類型ごとの回答方針の整備も含め、法務メンバーと現在棚卸しをしているところです。

明地　当社は一人法務なのですが、やはり「業務フロー」ですね。当社でも、契約書審査依頼時には、事業部にチェックシートを記入してもらっています。また、不測の事態などで私がもし業務を行えなくなったときも誰かが確認することができるように、法務担当の共有メールアドレスを作って、そこに依頼を送ってもらうようルール化しており、営業や事業部とのやり取りを効率化していくことに力を入れています。

また、「一人法務なのに回答が毎回違う」という事態を避けるために、回答方針をまとめて手引書のようなものを作成しています。事業部への回答コメントもテンプレート化することで、回答のブレを抑えて業務時間の短縮にもつなげています。

2｜「外部リソースの活用・テクノロジー活用・ナレッジマネジメント」は、現在どのレベルにある？

酒井　続いては、「業務フロー」「テクノロジー活用」「ナレッジマネジメント」それぞれについて、みなさまの組織が3段階のどのレベルにあるかを伺っていきます。まず明地さんは、ナレッジマネジメントをレベル「1.9」とされています。

明地　私に何かがあったときを想定して「他の誰も何も知らない」という状態は避けなければなりません。契約書は「LegalForce」で管理していますし、各案件の回答状況や相談の経緯などをExcelやWordにまとめて共有フォルダに格納しています。それらを見れば何とか他の人が対応できるようにしていますが、実際に社内へ展開という段階まではできていないので「1.9」としました。

窓口を確立して、回答のブレがないように手引書を整備している「業務フロー」については「2.3」です。「テクノロジーの活用」は「2」としました。「LegalForce」を数年前に導入したことで業務時間が節約できましたが、稟議などのワークフローをはじめ、テクノロジーを活用しきれていない面があります。

齋野　私が一人法務だったころは業務を切り回すだけで精一杯でした。そこまで1人で整えられるなんて素晴らしいです！

加藤　当社は「テクノロジーの活用」が弱く、レべル「1」です。「LegalForce」を導入して1年になりますが、今までのやり方が定着しすぎていて、まだあまり使いこなせていません。逆に言うともっと活用の余地があるということではあります。

「ナレッジマネジメント」は「2」としました。Excelベースでの相談事例集や、過去の契約書のデータベースは作成できていて、全社にも開示しています。ひな形集も法改正やニーズに合わせた見直しを毎年8月に実施しています。

重点的に取り組んできた「業務フロー」は「2」です。ただ、事業部からの評価の部分はチェックできていないので、今後は満足度を測っていくことも必要だと思っています。

明地　全社調査はしたことがないんですが、回答や対応に満足してもらえると、「ちょっと5分だけZOOMいいですか」など、事業部からの気軽な問い合わせが増えますよね。

齋野　私は「テクノロジー活用」をレベル「2」としました。審査受付や契約書レビュー、ワークフローなど6つのツールを導入していますが、それらが連携されていないため、システム一元化の取り組みを検討しているところです。

「業務フロー」は「2-」。依頼窓口や審査フローは統一されていますが、回答方針やエスカレーション基準等のマニュアル整備は現在進めている状態なので、マイナスとしました。

「ナレッジマネジメント」も「2-」。取り組みとしては、月次のミーティングで事例の共有を実施したり、弊社内で導入しているSlackに「リーガルチャンネル」を作って、法改正情報や法務案件の相談など、コミュニケーションを集約し情報共有を図っています。

トランザクティブ・メモリーの向上にも取り組んでいて、部内ではメンバーの得意・不得意・バックグラウンドの共有、弊社従業員向けには年1回「法務フェス」を開催しています。オフラインで誰でも気軽に参加できるイベントで、法務メンバーの人となりや強みを知ってもらう機会にもしています。

松丸　当社でも事業部が契約レビューを体験できるようなイベントをやっていますが、「法務フェス」はどういう内容で開催されているんですか？

齋野　クイズやゲームなども交えて、事業に関わる法律の導入部分を楽しみながらキャッチアップしてもらうコンテンツになるよう工夫しています。事業活動を行う際に「これって法務に相談しなくて大丈夫かな？」と気付けるきっかけ作りをすることが目的です。入社1年未満の従業員は参加必須にしています。

太田　私は、重点課題で挙げた「ナレッジマネジメント」をレベル「2（3になりたい）」としました。業務フローなど、CORE 8の他の分野をもう一段レベルアップしていくうえで、ボトルネックになるのがナレッジマネジメントなので、まずはこれを３に引き上げたいと思っています。

「業務フロー」に関してはある程度標準化していますが、データを活用した負荷の平準化や方針の見直しなどはまさに取り組んでいるところなので、「2」としました。

そして「テクノロジーの活用」ですが、当社ではコロナ禍にオンラインの書籍閲覧サービスを導入して、テレワークでも案件に回答できる体制を作ったり、ベータ版の頃から「LegalForce」を導入して効率化したりと、課題をテクノロジーで解決する成功体験を得ました。ただ、テクノロジーのポテンシャルを完全に生かし切れているわけではなく、もっとうまく活用できるはずだという思いがあるため、「2～」と書きました。

3｜他社に共有したいベストプラクティスは？

酒井　続いて、自社のオペレーションで成功した取り組みや、共有したいベストプラクティスを教えていただきたいと思います。
早速気になる言葉が…、齋野さんの「法務限界突破会議」とは？

齋野　法務は定常業務の比率が高いので、新たな課題になかなか着手できないですよね。当社では思い切って、法務メンバーの目標に定常業務についての内容を一切盛り込まず、自分たちの課題に対しての成果目標を設定することにしました。

これは、メンバー全員と実施した「法務限界突破会議」での議論で決めました。自分たちが目指す法務とは何かという成果目標の定義づけからスタートし、目標を達成するための課題抽出、部内での役割分担までを全員で決定しました。テクノロジーの活用も業務フロー改善も、やったら終わりではなく、成果としてどこを目指していくか、担当になったメンバーと一緒に成果をなるべく言語化して目線合わせをしています。

酒井　定例のミーティングを開いている法務部は多いですが、そこで出た課題を自分たちの目標に定めて解決していく方針はすごく特徴的ですね。

太田　私は、IT部門やテックベンダーさんとの関係性を構築してきたことをベストプラクティスとしたいと思います。

テクノロジーを活用するときに絶対に関わってくるのが、社内のIT部門です。チームとして新たなテクノロジーに興味関心を持っているということもありますし、私自身がテクノロジー好きなこともあって、業務で直接関わる以外でもコミュニケーションをとるなどしており、かなり関係性が構築できています。以前もIT部門から生成AIを使った業務改善の取り組みに誘われ、法務が使っているクラウドデータベースのデータを読み込ませて活用させてもらえるなど、とても有意義でした。

テックベンダーさんについても同様です。LegalOn Technologiesさんとは「LegalForce」のリリース段階から意見交換を行い、それが反映されて私たちにとっても良いシステムになっていきました。また、最新の情報を共有してもらえるので、自分たちがテクノロジーを活用する上で見ていくべき方向を知ることもできます。

加藤　私は「紙からTeamsへ　契約書の部内チェック」と書きました。成功事例とまで言えるか自信がないので「？」を付けています。Teamsのチャットのスレッドを使ったオンラインチェックですね。昔はチェック対象の契約書を紙に出力して、過去の契約書と合わせて回覧して、チェックが終わったら紙の朱書き部分をWordに入力…という煩雑な手順でした。

コロナ禍でリモート勤務になったのをきっかけに、Teamsのチャットで「〇〇条はこう変えた方がいいです」とコメントをつける方式になりました。ただ、今日みなさんのお話を聞いて、もっと改善の余地はあるなと思います。

明地　私は「ナレッジは全社員に…」としました。私の持論は「法務は学者じゃない」ということ。「これはリスクがあるからダメ！」と断ってばかりいると、そのうち相談もされなくなってしまいます。

契約書であれば「こういうリスクがあるので、こんな修正案を考えていますよ」と丁寧に説明し、一緒に考える姿勢を示すことを意識しています。それを何回か繰り返していくうちにやりとりがスムーズになりますし、事業部の方も「この契約はここまでならいけるんじゃないか」という当たりがついてくるようになって、回避策を提案してくれることもあります。

酒井　私も営業職ですが、そんなふうに現場にナレッジを下ろしていただくと、我々も法務や契約のことを分かったうえでお客様と折衝することができるので、さまざまなリスクが減らせるのかなと思いました。ありがとうございます。

読者に伝えたいメッセージ

酒井　最後に、読者のみなさまにメッセージをお願いしたいと思います。

太田　通常業務にプラスして、CORE 8に挙がっているような改善の取り組みを行うのは、最初はちょっと負担感もあるのではないでしょうか。ただ、例えばテクノロジーを活用することで「今回契約書の審査がちょっと楽になった」「テレワーク中に急に文献の調査が必要になったといったときにも対応できた」「今回考えるべき論点がすぐに分かった」など、小さな成功体験を積み重ねていくと、前向きに「もっとやってみたいな」という方向に組織全体の意識が変わっていくと思っています。

当社では、データベースの拡大や対応領域の広がりにより、当時の仕組みだけではカバーしきれない場面も出てきており、今はさらに一段階上の改善をしようとする気運が高まっています。

明地　法務のあり方は業界や会社の規模によって全く違って、正解はないので、各企業に合ったやり方を見つけていかなければなりません。その時に「うちの会社はこの規模だから」「うちの会社はこうしなきゃいけないはず」という思考ではなく、「こうしたらもっとみんながハッピーなんじゃない？」という観点を持ち続けることが大事だと思っています。

加藤　やっぱり「法務の仕事は面白い」と思います。面白くするために必要なのは、ある程度「上手に楽する」ことと、面倒くさいことでも「これって楽しい」と前向きにやることです。

例えば、40ページの契約書が来ると「えっ」となりますよね。でも逆に「この40ページから何か学べるかもしれない」という思考になることで、気持ち的にちょっとテンションが上がる。そんなふうに「楽に、楽しく」を実践していただければと思います。

齋野　最近はテクノロジーの進化が凄まじく、私たちの業務の大部分を代替されてしまうのかなと脅威を感じることもありますが、法務が持つ本質的な価値は、「リスクを未然に察知し、発見した問題に対し最適な解決に導くこと」、いわゆる課題の発見力・解決力です。そこに原点回帰して、愚直に向き合い続けなければいけないと思っています。

今回改めてCORE 8を見て、課題洗い出しのツールとして非常に有益だと感じましたし、他社の法務の方とディスカッションするのは貴重な機会でした。ありがとうございました。

酒井　みなさま、改めまして本日はお時間いただきましてありがとうございました。

（2025年2月20日収録）