株主総会の招集手続きはどのように行えばよいでしょうか。

株主総会招集の際に取締役会・取締役が決定すべき内容

株主総会の招集に際しては、取締役会設置会社であれば取締役会が、取締役会設置会社以外の会社であれば取締役が、株主総会開催にあたっての必要事項を決定する必要があります。取締役会設置会社以外の会社で取締役が２人以上いるときは、原則として取締役の過半数により決定します。

具体的には、次の事項について決定をしなければなりません。

招集方法

取締役会又は取締役が株主総会を開催するために必要な事項を決定した場合、会社は株主に対して招集通知を出すことになります。

招集通知は、公開会社であれば総会日の２週間前までに株主に対して通知を発しなければなりませんが、非公開会社（全株式譲渡制限会社）の場合であれば、招集期間は１週間とされています。ただし、書面又は電磁的方法によって議決権行使をすることができる旨を定めた場合には２週間前の通知が必要とされています。

取締役会設置会社の場合、招集通知には、上記１で決定した事項を書面によって記載しなければなりませんし、計算書類等の提供が必要となります。株主から承諾を得れば、書面によらず電磁的方法（電子メール）によって招集通知を発することも可能です。

取締役会設置会社以外の会社であって、書面又は電磁的方法によって議決権行使をすることができる旨を定めない場合には、書面によらない招集通知も有効と解されています。

招集手続きの省略

招集手続きは、株主の利益保護のためのものですので、議決権を行使できる株主全員の同意があるときは、招集期間を短縮したり、招集手続きを省略したりすることもできます。

また、適法な招集手続きがなくとも、株主全員が開催に同意して出席をすることによって、株主総会は適法に成立することになります。

さらに、株主全員の書面による同意があるときは、株主総会の開催自体を省略することもできます。

まとめ

株主総会を開催するためには、取締役会設置会社であれば取締役会が、取締役会設置会社以外の会社であれば取締役が開催日時や議題等を決定する必要があります。その上で、株主に対して招集通知を出すことになりますが、非公開会社であれば原則として総会日の１週間前までに招集通知を出す必要があります。

※この記事は、2024年11月23日に作成されました。