問題社員に退職勧奨したいのですが、どう進めたら良いでしょうか？

退職勧奨とは

「退職勧奨」という言葉について、会社に属している人からすればなんとなくのイメージができる言葉だと思います。
しかしながら、「退職勧奨」という言葉については、労働基準法をはじめとする労働法規に定義規定が存在するものではありません。

一般的には、会社が一方的に従業員を「クビ」にする解雇と対比し、従業員に対して退職を求めるために説得し、従業員の同意を得るために退職を促す行為を意味します。

会社は、雇用する全ての従業員との関係で職場の秩序を保つ義務があります。したがって、問題社員が職場秩序を乱している場合には、これを放置することはできず、適切な対処をすることが求められます。

その対処の最終形態が「問題社員に会社を辞めてもらうこと」です。会社を辞めてもらう方法として、先に述べた「解雇」と会社と従業員の合意による「合意退職」があります。この「合意退職」を目指す過程で行うのが退職勧奨です。

問題社員の立場に立って考える

社員に問題があるのだから、問題社員のことなんて考える必要はないだろうと考える経営者の方もいますが、これは明確に誤りです。

退職勧奨のゴールは、「問題社員が自ら退職届を提出すること」です。目的との関係で、ときには問題社員に対して優しい言葉をかけることが必要な場面があるかもしれません。その過程は従業員の数だけあると思ってもらってよいでしょう。
経営者は直属の上司等と相談するなどし、当該社員の性格等を十分に把握したうえで、どのようにすれば「問題社員が自ら退職届を出すか」を考えなければなりません。意外かもしれませんが、退職勧奨の成功の秘訣は「問題社員目線」です。

退職勧奨の面談時のポイント

退職勧奨の目的は、「従業員に会社を退職してもらうこと」です。特に問題社員の場合には、その人がいなくなるだけで会社の生産性があがるということも多々あります。

面談時の注意点の１つ目は「場」の設定です。面談の際には必ず会社側は複数人で対応し、個別に従業員を呼び出すようにしましょう。２つ目は「録音」の意識です。インターネットが発達している時代ですから、従業員も対策を練ってきます。すなわち、「録音」はとられているものと思って発言を選ぶ必要があります。ここでの不適切な発言が事後的に露見すると、合意退職は無効であるといった紛争に巻き込まれることになります。

まとめ

解雇が難しい、トラブルのもとになりかねないという認識は、ここ数年で広まりました。現在の日本の労働法規からするとその認識は正しいです。一方で、解雇でない退職勧奨なら大丈夫ということで、雑な退職勧奨を行う企業がみられます。しかしながら、上述のように退職勧奨なら何でも大丈夫というわけではありません。

実際に退職勧奨を行う場合には、社内で十分に協議をするとともに、必要に応じて専門家のアドバイスをもらうことも検討しましょう。

※この記事は、2024年2月15日に作成されました。