「自社に足りないもの」を見つけてくれる、
法務リーダーのいる安心感！

■登壇者
・株式会社クリエイト・レストランツ・ホールディングス 総務・人事労務担当役員付 法務・コンプライアンス担当/行政書士　梶谷俊夫さま
・株式会社ビースタイルホールディングス 経営管理本部 法務部 部長　古岡良子さま
・株式会社ハーモニック・ドライブ・システムズ　リスクマネジメント本部　法務部 部長　山口理惠さま
・株式会社LegalOn Technologies　酒井舞雪美（総合司会）
・株式会社LegalOn Technologies 法務部ゼネラルマネージャー 弁護士　吹野加奈（CORE8説明）

「Legal Operations CORE 8」とは？

酒井　みなさま、本日はお集まりいただきありがとうございます。まず、Legal Operations CORE 8（以下、CORE 8）について、吹野からご説明いたします。

吹野　まず「Legal Operations」とは、法務部門が効果的・効率的にその機能を発揮するための取り組みで、アメリカで発祥しました。日本では、法務パーソン有志が「リーガルオペレーションズ研究会」を立ち上げ、企業法務に重要な要素を議論して「CORE 8」を発表しています。

これは、「戦略」「予算」「マネジメント」「人材」「業務フロー」「ナレッジマネジメント」「外部リソースの活用」「テクノロジー活用」の8つのコアからなるフレームワークで、どこから取り組んでも良い性質のものです。

それぞれ3段階にレベル分けされ、「レベル1」は最初に取り組むべきステップ、その次の「レベル2」を経た「レベル3」が、かなり高度な取り組みとして構成されています。このフレームワークを参考に、自社に合った形で取り組みを進め、法務部門が企業全体の価値を高めていくことが期待されています。

1｜「外部リソースの活用・テクノロジー活用・ナレッジマネジメント」どの項目を重点的に運用している？

酒井　今回は、CORE 8のうち「外部リソースの活用」「テクノロジー活用」「ナレッジマネジメント」を取り上げて議論していきます。まずこの3つの中で、みなさまが重点的に運用しているものについてお伺いします。

古岡　当社は「テクノロジー活用」です。法務部がレビューする契約書の数が月に180件、多いときは200件ほどに上ります。法務部の守備範囲は広いため、AIレビューツールを活用しないと、リスク管理やコンプライアンス管理、新規事業への対応などの重要な業務に注力できません。テクノロジーを使って、契約にかける時間と労力を減らしていきたいと考えています。

山口　私も「テクノロジー活用」です。法務はコストセンターなので、コストを減らして限られたリソースを最大限生かすことが収益への貢献の一つの方法だと思います。そこをテクノロジーである程度賄えるようにできればと思っています。一方で、先ほどの古岡さんのお話のように、人間でなければできない部分に注力して、法務の価値を上げていきたいと考えています。

酒井　「テクノロジー活用」を挙げていただいたお二人は、社内で理解を得るために積極的に取り組んでいることはありますか？

古岡　予算編成期の役員へのプレゼンですね。「契約レビューにこれだけ時間を取られていて、やるべきことが溜っているので、ここに手をつけることで徹底的に効率化します」と、予算確保のために交渉をしているところです。

山口　法務の仕事は、数字だけで実態を現すことが難しいですよね。

酒井　最後に、梶谷さんはいかがですか？

梶谷　この3つは現状、当社ではほとんど意識していない観点なので、「なし」としました。ただ、ナレッジマネジメントの面では、CORE 8に挙げられていることを実践できているわけではありませんが、記録を残すことは心がけています。

個々の契約書のリーガルチェックのプロセスについて、以前は紙で保管していましたが、現在は共有フォルダにファイルを格納しています。検討の過程が分かるように、「バージョン1」「バージョン２」など、交渉途中の契約書もアップロードしています。私の残り勤続年数も長くなく、「卒業」した後に法務を担当する人のために、少しずつ取り組んでいます。

2｜「外部リソースの活用・テクノロジー活用・ナレッジマネジメント」は、現在どのレベルにある？

酒井　続いて、「外部リソースの活用」「テクノロジー活用」「ナレッジマネジメント」それぞれについて、みなさまの組織が3段階のどのレベルにあるかをお伺いします。まず、全ての項目に「2」をつけていただいた山口さんからお聞きできればと思います。

山口　「外部リソースの活用」については、法律事務所は用途に応じて必要なときに依頼できますし、コミュニケーションが取れるように弁護士との対面での親睦も深めているため、「2」としました。

「テクノロジー活用」は、「導入したいができていないもの」「既に導入し、継続使用の見直しをしているもの」などばらつきがあるため、こちらも「2」としました。多くのテクノロジーが多機能になっていると感じています。多機能に呼応して費用もそれなりにかかりますので、機能が多くて使いこなせないといった事態に陥らないよう注意して、費用対効果の出る自社にあったツールを探すことが大事だと思います。

「ナレッジマネジメント」は、共有フォルダなどで情報集約・整理をしているものも多いですが、個人的に蓄積していて部員に共有できていない部分もあるので、これも「２」としました。

酒井　テクノロジー活用のところで、導入後も利用状況によっては入れ替えも必要になってきますね。

山口　例えば、電子署名とAI審査ツールを提供する企業同士がコラボレーションされてパッケージ販売されているケース等が増えてきていると感じています。商品形態の種類も増えているので、常時情報収集をしていないと、テクノロジーの内容そのものだけでなく、ディスカウント等、費用面での利点も見逃すことになり、出遅れるデメリットが大きくなってきていると思っています。

古岡　情報収集でいうと、私は地道にネットで検索して、自分たちがほしい機能を一覧にして比較しています。割と時間がかかってしまうので、効率化できればと思っています。

梶谷　私はネットニュースとか、導入事例インタビューとか、とにかく情報のシャワーを浴びていますね。何かテクノロジーを選定しようというフェーズにはないので、世の中の動きをウォッチしている段階です。

酒井　梶谷さんは、外部リソースの活用が「0.5」、テクノロジー活用が「0.7」、ナレッジマネジメント「1.0」とされています。

梶谷　「外部リソースの活用」については、法律事務所の選定には関わっていないので「0.5」としました。契約については15年以上、決まった顧問弁護士事務所に依頼していて、サービスレベルにはすごく満足しています。

「テクノロジー活用」は、AI審査や契約書電子化に興味はありますが、具体的な導入計画はないので「0.7」。当社は「多くの企業が当たり前に導入しているものは採用する」という社風なので、同業の上場企業の多くが使っている状況になれば、導入が進むと思います。

「ナレッジマネジメント」は、先ほどお話ししたとおり、情報の蓄積に努めている段階ですので「1.0」としています。

古岡　当社は、「外部リソースの活用」の部分に関しては「1.8」。外部弁護士管理は法務が全てコントロールしていますが、レベル2までには達していません。

「ナレッジマネジメント」は「2」をつけました。5年前に入社したときは、契約書の整理が甘く、今までの相談事案についても記録があまり残っていない状況で、苦労しました。そこで、きちんとルールを整備して、契約書のデータベースを作って…。嫌がられているかもしれませんが、私の後任が役職に就いたときに何もナレッジがない状況は気の毒ですし、今後も継続してそれらを運用していきたいと思っています。

酒井　データベース化などの取り組みは、社員のみなさんにとっては面倒なことでも、最終的に会社や利益を守ることにつながりますよね。

3｜他社に共有したいベストプラクティスは？

酒井　続いて、みなさまが自社のオペレーションで試行錯誤されている中で、「これは成功した」というベストプラクティスをぜひ教えていただきたいと思います。

古岡　やはり、事業部に「これダメだから直して」と投げるのではなく、「こういうリスクがあるから、こういうふうに改善しましょう」と、自分も現場に入って伴走して、一緒にゴールを作るところまでやることです。そうして事業部の協力を得ていかないと、コンプライアンス体制の構築・維持はできません。コミュニケーションをとって信頼を勝ち得ていくのがとても重要だと思っています。

山口　私も「事業部と一緒に走る」という点は同じです。あとは、相談しやすい、話しやすい存在だと感じてもらえることもとても大事だと思っています。

法務は「何だか怒られる怖い部署」ではなく、一緒に会社を守っていく、決してビジネスを邪魔する存在でないとわかってもらう必要があります。ちょっとしたことでも相談しに来てもらえれば、早い段階でリスクをキャッチできますので、社内クライアントにとっていつも「身近な存在」でいられるよう心掛けています。

もう一つ、ワークフローも挙げました。もともと審査の依頼はメールで受けて、以後締結承認から押印まではワークフローを使用していました。それを、受付・承認・押印まで一気通貫のワークフローにしたことで、他のメールで「依頼が埋もれてしまう」状況を防げるようになりました。管理も楽ですし、見落としがなくなったのは大きな成果です。

梶谷　私は「高望みをしない、させない」と書きました。これは契約書チェックのレベル感の話で、きちんと見るべきものと簡易チェックでよいものを分けています。当社からは余計な条項が含まれていたとしても、不都合がなければ交渉をする必要はない。契約の内容や条項の重要度を把握して、相談者に「これは一生懸命見なくてもいい契約書ですよ」と伝えるようにしています。

酒井　現場の方に法務の目線をちょっと教えると。それは相談側も安心できますね。

梶谷　あとは、「極端に抜け漏れや空白のある状態で送りつけるのはやめてください」「1回自分で見てから送ってくださいね」くらいは言いますが、相談者にも高望みはしません。昨日まで外食の現場で料理をしていた人が、いきなり契約書を扱うこともあるわけです。相談してくる社員のバックグラウンドも考えて対応していますね。

酒井　みなさんは、現場の方とのコミュニケーションで具体的に大事にされていることはありますか？

山口　私は、自社の製品の用途や技術、ビジネスモデルなどを勉強するようにしています。そうしないと、現場の課題への理解が進まないからです。そこを理解するために社内の方たちといろいろ話をする中でお互いの人となりも知ることができますし、契約上のリスクヘッジをどうしようかという話も出てくるので、一石二鳥です。

古岡　私は、相手が出社しているなら、相手の居る場所へ行って直接話すようにしています。いなかったら電話やZoomで、とにかくテキストではなくざっくばらんに話します。私たち法務が普通だと思っている文章も、事業部にとっては分かりにくいので、ときにはホワイトボードに絵を描いたりして話すのが一番早いですね。

酒井　文章だと本当に伝わらないことがあります。会って話すのは大切ですね。

梶谷　普段、文章に触れる機会があまりない社員にとってはメールのやりとりも難しいですしね。相談を預かって後で回答する場合、共有・蓄積を兼ねて簡単にメールで回答して、口頭で補足するようにしています。

読者に伝えたいメッセージ

酒井　最後に、読者のみなさまにメッセージをお願いしたいと思います。

梶谷　会社によって、ビジネスや法務担当者の置かれている状況は異なります。その場その場で正しい答えは違うので、世の中のベストプラクティスを「コピペ」しているだけではうまくいきません。それを自分の組織に置き換えたらどうするかを、咀嚼・消化していかないといけないなと思っています。

山口　自動車業界は「100年に一度の変革期」などと言われていますが、企業法務にまつわる環境も同じだと思います。私は「旧来のやり方」で育ってきたので、そこ固執しないようにしないといけない。CORE 8の考え方はそのベースになりますし、今まさに変わっていっているものも柔軟に捉えながら、みなさんと一緒にがんばって取り組んでいきたいと思います。

古岡　やっぱりひと昔前よりも時代の流れがすごく早くなりましたし、コンプライアンスひとつ取っても、レベルが上がっている。時代に置いていかれないようなアンテナは立てておきたいですね。そして、法務は会社に何を求められているのかを常に俯瞰しながら、きっちりと会社の利益に貢献していける、強い法務部を育てていければと思います。

酒井　みなさん、本日は貴重なお話をありがとうございました。

（2025年1月21日収録）