「御社の法務の課題は？」
CORE 8から見えてきた注力ポイントを語る！

■登壇者
・NISSHA株式会社 法務部長　佐々木毅尚さま（モデレーター）
・株式会社ファミリーネット・ジャパン 経営管理本部経営企画部 経営管理本部法務担当 次長　伊藤洸昂さま
・三菱UFJ信託銀行株式会社 執行役員 法務部長 ニューヨーク州弁護士　内田博基さま
・UBE株式会社 執行役員 CRO CCO リスク管理部 人事部 法務・総務部 ビジネスリロケーション推進部担当　　川村 了さま
・共立ホールディングス株式会社（共立製薬株式会社） 前グループ法務部長　奈良林 稔さま
・株式会社レンタルのニッケン リスクマネジメント部 法務チームリーダー　松丸太郎さま
・株式会社LegalOn Technologies 法務部シニアマネージャー 弁護士　吹野加奈（CORE8説明）
・株式会社LegalOn Technologies 酒井舞雪美（司会）

「Legal Operations CORE 8」における「レベル」とは？

佐々木　まずはディスカッションの前に、Legal Operations CORE 8（以下、CORE 8）の内容を吹野さんから簡単にご説明いただきます。

吹野　Legal Operationsは、法務部門が効果的・効率的に機能を発揮するための全般的な取り組みを指します。米国で発祥した概念で、これを元に日本でも「日本版リーガルオペレーションズ研究会」を立ち上げ、研究・議論を重ねてまいりました。
検討の結果、日本の法務部門で特に重要な8分野を以下のように「CORE 8」としています。これらは法務部門がLegal Operationsに取り組むためのフレームワークで、8分野に優先順位や優劣はなく、どれから取り組んでもよいものです。

CORE 8はそれぞれが3段階にレベル分けされており、「レベル1」は最初に取り組むべきステップ、その次の「レベル2」を経た「レベル3」は高度な取り組みとして構成されています。このフレームワークを参考に、自社で取り組むべき項目を実践することで、企業全体にとっての法務部門の価値が高まることが期待されています。

1｜「戦略・テクノロジー活用・業務フロー」御社の重点項目は？

佐々木　それでは早速始めましょう。CORE 8には8つの指標がありますが、今日はその中から「戦略」「テクノロジー活用」「業務フロー」について議論していきます。みなさんがどの項目を重点的に運用し、どう活用・実践しているのかをお話しいただければと思います。

伊藤　私は「テクノロジー活用」です。リーガルテックを利用する部分ももちろんありますが、例えばWordのマクロやショートカットキーを活用するとか、小さなことを積み重ねることが業務効率化につながると考えています。

また現在、社内のニーズが大きかった契約管理システムの導入を進めています。取引先名や稟議番号などで検索して締結の状況が分かるようにしていきたいと思っています。

内田　私は3つの中で言うと「業務フロー」ですね。当社の法務は現場の打ち合わせを含めて草の根レベルで事業部に関わっており、稼働時間がかさみがちなため、2024年春にナレッジマネジメントツールを導入しました。各担当がどんな業務をどのくらい抱えているか、全案件を記録・共有し、見える化を進めています。今後はそこから得たデータに基づき、適正な人員や予算規模について経営陣と議論していきたいと考えています。

佐々木　まずどの業務から見える化を始めたのでしょうか？

内田　案件のデータ管理の部分ですね。案件一つひとつに対して、お客様との折衝の記録から契約書まで含め、ツールを使ってハブ化していきました。担当が変わったりしても、その案件スレッドを見ればキャッチアップできます。

川村　当社は「テクノロジー活用」です。最初は各事業部門からの「契約書の管理、特に期限管理をシステム化できないか」という相談から契約管理システムを入れて、ちょうど新型コロナウイルス感染症の流行で出社できなくなったときに、「リーガルテックを上手に使えば、在宅でもかなりの業務を補えるのではないか」となりました。いまはそれをさらに進めて、案件の相談から管理まで、一気通貫でカバーできるシステムに仕上げることを目指しています。

佐々木　ありがとうございます。奈良林さんは、「テクノロジー活用」の面で、まず、契約管理システムの導入から進められたそうですね。

奈良林　先に申し上げておきますが、前々職で法務部を長く経験し、経営層を経て退任したときに、誘いがあり、前職では法務部創設を担って入社しました。そしてその役割も終えて今は退職済みであることをご容赦ください。

さて、もう10年前になりますが、入ってみると例えば契約書がどこにあるかも不明で、全社からかき集めるところからのスタートでした。そこで5年ほど前に契約書の管理、そしてその後審査のシステムを導入しました。ただ、受付や審査、保管、あるいは決裁申請（稟議）を別のツールを使っているので、どう一気通貫していくかというのが課題といえます。

また、「戦略」の部分では、全社の方針に対してどう部門や個人の目標を立て、その成果をどう人事考課に反映していくかが難しいところです。ここが連動しないと、部員は頑張っても報われないことになるので、法務の仕事が定量化しにくいなかでも、「このレベルだったらこれができる」「こんな問題を解決できた」など、コンピテンシーの指標をはっきり示して評価に反映できるようにしました。

松丸　私はこれまでCORE 8を知らなかったのですが、やはり「戦略」に一番重点を置くべきだと思っています。

当社もそうですが、少人数の法務では、目の前のトラブルや相談に追われてしまいがちです。やはり、中期的な戦略や単年度の経営目標を見据えて仕事に取り組む必要があると考えています。

2｜「戦略・テクノロジー活用・業務フロー」はどのレベルにありますか？

参照元｜日本版リーガルオペレーションズ研究会「日本版リーガルオペレーションズの八つのコア」（NBL1191号、2021年）

佐々木　CORE 8の各分野にはそれぞれ3段階のレベルがあります。みなさんの法務部門が今どのレベルにあるかを伺っていきたいと思います。

内田　では私から。まず戦略は「1.3」、当社はまだ法務部門ができたばかりで、事業部門を兼務しているため、法務そのものの位置づけに悩んでいるところです。個人の目標に関しても「相談に適切に対応する」以外の評価軸をどう決めるかが難しいですね。

テクノロジー活用は「2.3」、導入しなかったシステムも含めて、所属員全員でトライアルとユーザーフィードバックを実施して共有するなど、絶えず新しいものに触れるように意識付けをしています。

業務フローは「2.5」、ツールを使って見える化したことで、メスを入れられていると思っています。「最低でもこれだけの業量をこなしている」という部分が可視化され、所属員が在宅勤務できる環境を守ることにもつながっています。

佐々木　続いて川村さんは、戦略「2」、業務フロー「1」、テクノロジー活用が「2」という評価ですね。

川村　「戦略」は、法務部門の目標や活動計画を、毎月の法務部会などで周知しています。それをもとに各人の目標を設定し、四半期ごとの面談で進捗状況の確認をしながら進めていく流れです。「テクノロジーの活用」は、契約書の管理・審査システムや法令検索システムは導入済みですが、PDCAを回してそれらをどう活用するかが今後の課題です。

レベル1とした「業務フロー」ですが、「会社法ならこの人」など各法務担当者の強みを生かした業務分担ができている一方、案件は各自で受け付ける仕組みになっていて、窓口一本化に至っていない部分があります。

佐々木　奈良林さんは、戦略「2～3」、業務フロー「３」、テクノロジー「３」ですね。

奈良林　切磋琢磨する部の風土があり、順次採用した若手を中心に、新しいものはどんどん取り入れていこうという意識があり、とくに業務フロー効率化やテクノロジー活用についてはすごく関心が高いですね。戦略についても、人事制度が変革されて人事考課に直結するところでもあるので、どう目標立てて評価するかをしっかりやっています。

あとは、情報発信などでいろいろ努力してきたものの、法務部になんでも気安く相談できるかという点になってくると、法務部創設10年を境に再構築しなければならない部分もあるかなと思います。

松丸　私は、戦略は「2～3」だと思っています。全社的な戦略をもとに部門・チーム単位で作成したアクションプランから個人の目標を作成し、評価を行っています。また、週1回のチームでのミーティングのほか、毎日の朝礼で情報共有をしています。

佐々木　少人数で濃いコミュニケーションが取れることで、戦略はかなり浸透しているんですね。業務フローも「2～3」と評価されています。

松丸　全国200以上の拠点から寄せられるリーガルチェックや法律相談への対応は、稟議申請システムを流用した案件受付システムに一本化しています。対応履歴が残るので情報共有に役立ちますし、希望納期をもとに優先順位をつけた対応ができていますね。

一方で、テクノロジー活用は「1」としました。契約書の管理・審査システムについては数社から話を聞いていますが、具体的検討まで至っていません。現状、実務で「時間が足りない」ということがなく、今ひとつメリットを感じられない部分があります。

佐々木　伊藤さんはいかがでしょうか。

伊藤　まず戦略については、法務セクションが立ち上がって6年になり、これまでは業務効率化などに注力してきました。次のステップとして、当社の法務としてのあり方を経営層ともっと議論していきたいと考えています。

業務フロー面では、案件ごとにフォルダを作り、法務相談日、契約書タイトル、依頼部署、処理日数、処理時間といった定量的な情報を記載する他に、「ABCランク付け」をしています。担当者自身が「この案件はヒアリングがうまくいって、争点を明確化できたから『A』」などと定性評価をするんです。将来的にはこうしたデータをシステムに取り込んで、ナレッジマネジメントに生かせればと考えています。

テクノロジーの活用については、先ほどお話しした契約管理システムとは別に、全社で生成AIのサービスを導入しています。まだいろいろなプロンプトを試している段階ですが、よく寄せられる定型的な質問のQ&A集などに活用できればと考えています。

3｜他社に共有したい自社のベストプラクティスは？

佐々木　最後のテーマですが、みなさんの中で自社のオペレーションで成功している取り組みや、他社に共有したいベストプラクティスを教えていただけますか。

松丸　私は「外部リソースの活用」で、顧問弁護士とのコミュニケーションを挙げます。「なんでもかんでも弁護士さんに聞く」のではなく、内容を整理してから相談するなど、顧問弁護士の負荷を軽減することを考えながら接して、信頼関係を築くことが大切だと思っています。

伊藤　最近感じているのは、以前は寄せられる相談の8割ぐらいが契約書相談だったのですが、ここ1~２年でそれ以外の相談が増えてきたことです。ひな形化が進んで契約書で揉めることが少なくなりましたし、事業部側も「これは個人情報に該当しないか？」など、アンテナが高くなってきました。こういった変化が契約リスクの低減に寄与すると思っています。

奈良林　私は、法務からできるだけ発信していくことですね。10年前法務を立ち上げてから、毎週、私の趣味のマラソンの話や、励ましの言葉も織り交ぜながら、法的な知識をちりばめたメルマガを出していました。そのほかにも、わかりやすいマニュアルを用意したり、日常的なテーマを題材にした勉強会を催したり、法務の顔と名前を売ることで、相談も来るようになりました。

川村　法務が能動的に動くのは大事ですね。私も事業部門に「最近何か案件ありますか？」と赴いていました。「今度あの企業へ契約に行くんだけど、一緒に来てくれる？」となればしめたもの。交渉時に相手方の研究開発や営業と話をして納得してもらい、彼らの口から法務側に「この契約はこれでいいんだ」と言ってもらう。そういうことを一つ一つやっていって、だんだんと事業部門から信頼を得られるようになりました。

内田　1つはライフワークとしているナレッジマネジメントです。過去15年分のさまざまな資料を全てOCR化して、所属員が検索できる状態にしています。

もう1つは、コストと時間の管理です。「外のファームは高い。インハウスを使えばタダ」という事業部側の誤解があり、法務は全社で残業時間がトップになってしまっています。そこで、一定の案件については断り、事業部側にはそれ以上はコストをかけて外部のファームに依頼するよう伝えています。

リーダーたちのメッセージとエール

酒井　ありがとうございます。最後に、読者の皆様にメッセージとエールをお願いします。

内田　私はやはり、インハウスならではの付加価値を深掘りしていくことが、法務部全体のプレゼンスの向上や、法務部出身の役員が増えることによるリソースの強化にもつながると思います。法務に携わる方々と、その点を意識して切磋琢磨していきたいですね。

川村　やはりフットワーク軽く動きましょうということです。今も若手のメンバーに話していますが、そうして一生懸命取り組めばきっと将来いいことがあるとお伝えしたいと思います。

奈良林　テクノロジーやひな形が用意されて楽になった反面、自分の頭でいろいろ考えるということを大切にしてもらいたいと思います。例えば契約書のチェック依頼が来たときには、このビジネス、この取引の理念は何か、「これはうちにとって何がいいのか」「世の中にどう貢献できるか」など、必ず自分で考えてからチェックする。そうするとビジネスも分かってくるし、相手と交渉するときの肝の部分も考えられる法務マンになっていけるはずです。経営層に上り詰めて良い人生を送ってほしい。

伊藤　今日お話を聞かせていただいて、僕自身が悩んでいることはみなさんも悩みをお持ちなのだと感じました。みなさんは、そこから一歩踏み出したからこそ、ナレッジマネジメントや業務効率化を実現できた。まずは小さなことから取り組んでいけば、将来「やってよかったな」と振り返ることができると思います。

松丸　私も経験してきましたが、一人法務や少人数法務の会社は多いと思います。もちろん法的な知識やスキルは大事ですが、社内の信頼を高めるための動きもすごく必要。限られたリソースを活用して、どう効率的・効果的に業務をしていくかを考えて取り組んでいただければと思っています。

（2024年8月27日収録）