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【就業規則とテレワーク】 テレワーク(在宅勤務)の導入に対応した 就業規則と労働契約の 作成・変更のポイントを解説!

契約ウォッチ編集部

契約ウォッチ編集部

(公開:2020/09/03)
この記事のまとめ

「在宅勤務」を導入するにあたり、どのような規定整備が必要か?を解説!

現在、新型コロナウイルスの流行拡大に伴い、日本政府は、人と人との接触の機会を減らすことのできる「テレワーク」をより一層推進しています。特に、新型インフルエンザ等対策特別措置法に基づく緊急事態宣言下においては、多くの企業で、オフィスへの出勤を伴わない形での勤務が実施されていました。 このような状況において、規定整備は後回しにしてでも、まずテレワーク(在宅勤務)を実施されたという企業は少なくないと思います。 この記事では、まだテレワーク(在宅勤務)に対応した規定整備を行っていない方にむけて、何をすべきかを分かりやすく解説します。

この記事では、初めてテレワークについて検討される方にむけて、テレワークの基本的なことも解説しています。

先生、テレワークを実施するためには就業規則を変更したり、新しく作成したりする必要があるのでしょうか?
ヒツジ
ムートン先生
必ずしもそのような必要はありません。テレワークの言葉の意味を理解した上で、どのように対応すべきかを解説しますね。

在宅勤務・テレワークとは?

「テレワーク」とは、「テレ(Tele)=離れたところ」と「ワーク(Work)=働く」を合わせた造語とされています(法律上の用語ではありません。)。 政府によれば、その具体的意義は、「ICT(情報通信技術)を活用することにより、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を目指す」ことにあるとされています。

しかし、上述のような「テレワーク」の語義からすると、基本的には「場所的柔軟性」をまず念頭に置いています。むろん、それに加えて「時間的柔軟性」をも取り入れた「テレワーク制度」も存在しえます。

「テレワーク」制度構築に取り組む場合には、自身の企業が、 勤務の「場所的柔軟性」のみを目指すのか、それを超えて、 「時間的柔軟性」をも目指すのかを、しっかりと意識して制度作りを行うことが重要です。



「テレワーク」の具体的な中身はどのようなものか?

実は、世間一般に「テレワーク」という言葉は定着しつつあるものの、その中身は本当に様々です。ここでは、2つの切り口から「テレワーク」の具体的中身を分析しましょう。

①テレワーカーの契約形態(就業実態)による分類

まず、テレワーカーの契約形態(就業実態)によって分類すると、 雇用型テレワーク自営型テレワークがあります。

雇用型テレワークと自営型テレワーク
雇用型テレワークと自営型テレワーク

雇用型テレワークとは、一般の労働契約下にある労働者が、通常勤務とは異なる事業場外での就労を行うことをいいます。これは、一般的な労働法制(労働基準法、労働安全衛生法)の規制の下におかれます。

自営型テレワークとは、情報通信機器を活用し、自宅や自宅に準じた場所において、成果物を作成したり、役務の提供を行ったりする就労形態をいいます。契約形態は、業務委託契約という契約形態となるため、労働契約下になく、一般的な労働法制規制の適用はありません。ただし、名称が「業務委託」でも、その実質によって「労働者」と認定される可能性もあることに注意が必要です。また、「労働者」にあたらなくとも、下請法の適用可能性や、厚生労働省は「自営型テレワークガイドライン」を発出する等、自営型テレワーカーの保護の方向性を検討しており、今後の法規制の動向には注意しなければなりません。

テレワーカーの契約形態(就業実態)による分類をまとめると次のとおりとなります。

テレワーカーの契約形態(就業実態)による分類

雇用型テレワーク

一般の労働契約下にある労働者が、通常勤務とは異なる事業場外での就労を行う
 →一般的な労働法制(労働基準法、労働安全衛生法)の規制の下におかれる

自営型テレワーク

注文者から委託を受ける等して、情報通信機器を活用し、自宅や自宅に準じた場所において、成果物の作成・役務の提供を行う
 →労働契約下になく、一般的な労働法制規制の適用はない。
※ただし、名称が「業務委託」でも、その実質によって「労働者」と認定される可能性もあるため注意

②テレワーカーの就業場所による分類

テレワーカーの就業場所によって分類すると、 在宅勤務サテライトオフィス勤務モバイル勤務の3種類に分けることができます。 在宅勤務とは、自宅を就業場所とする勤務形態のことです。サテライトオフィス勤務とは、所属するオフィス以外の他のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする勤務形態のことです。モバイル勤務形態とは、移動中や公共スペース、カフェ等を就業場所とする勤務形態のことです。

在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務
在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務

テレワーカーの就業場所による分類をまとめると次のとおりです。

テレワーカーの就業場所による分類

在宅勤務

自宅を就業場所とする勤務形態

サテライトオフィス勤務

所属するオフィス以外の他のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする勤務形態

モバイル勤務

移動中や公共スペース、カフェ等を就業場所とする勤務形態

「テレワーク」に関する規定整備をするときのポイント

「テレワーク」は、場所的柔軟性を目指すのか?時間的柔軟性を目指すのか?といったように、様々な目的や形態がありえます。そこで、まずは、自社のおかれた状況をふまえて、どのような目的で「テレワーク」を実施するのかを明確にしましょう。このように自社の目指す「テレワーク像」に応じて、必要な規定を検討し整備していくことが重要です。

この記事では、最もベーシックかつシンプルな「テレワーク」形態として、これまでオフィス勤務であった方が自宅で業務を行う、「在宅勤務」(労働時間については従来と変更なし)を念頭において、どのような規定整備が必要かについて、解説していきます。

<想定されるケース>

通常はオフィスにてPCを使用し、作業を行っていたが、オフィスのPCを自宅に持ち帰り、自宅において、通常の勤務時間通りに(フルタイムで)業務を行うケース

想定されるケース
想定されるケース

就業規則を見直す必要性

そもそも就業規則とは、働くうえでの労働賃金や労働時間、労働条件等について、事業場ごとに定めたものです。通常、労働条件や事業場における基本的ルールについては、労働契約に細かく記載するのではなく、就業規則に記載をし、当該記載の労働条件や労働におけるルールを労働者に適用しています。

例えばいわゆる正社員の場合、一度入社した後に、何かルールの変更がある度に労働契約を修正して締結するといったことは、手続きも煩雑なため、行われていません。この場合、就業規則(及び付随する諸規程)の変更により、ルールの変更を労働者に適用します。

「在宅勤務」を実施する場合、通常の「オフィスでの勤務」とは異なるルールを定める必要があります。代表的な点は以下の通りです。

必須項目 ・自宅を勤務場所に含める規定
・勤務に関連して必要な備品・設備等の負担についての規定(労基法89条5号)
会社の方針により必要となりうる規定 ・労働時間を柔軟化させる場合には労働時間に関する規定(フレックスタイム・事業場外みなし労働時間・裁量労働時間制等)
・在宅勤務者の給与(人事評価等)に関する規定
※なお、一般的にも通勤費の取り扱いをどうするかは要検討。
なくても在宅勤務が実施できないわけではないが状況に応じて検討した方が良い規定 ・在宅勤務の申請や許可の手続きに関する規定
・在宅勤務にあたり会社の備品を貸し出す場合におけるルールを定める規定
・在宅勤務中の情報セキュリティに関するルールを定める規定
・在宅勤務中に、とくに遵守すべき服務ルールを定める規定

テレワーク(在宅勤務)に対応した就業規則の見直しとそれ以外の方法

テレワーク(在宅勤務)を行ううえで、具体的に問題になるのは、
   ・新しく規程(就業規則の付属規程)を作成するのか?
   ・既存の就業規則の変更で対応するのか?
   ・就業規則を変更せずに、個別に労働者と契約締結をするのか?

という問題です。これは、各社の方針によって、どちらの対応も考えられます。

以下、新しく就業規則を作成する方法、既存の就業規則を変更する方法、対象となる従業員との間で、個別で従来の契約を変更するための覚書などを締結する方法について、それぞれ、メリット・デメリットと推奨されるケースをまとめました。これらをふまえて、自社にとっていずれの方法がふさわしいのかを検討されることをおすすめいたします。

  メリット デメリット 推奨されるケース
新しい規程を作成する方法 ・在宅勤務の申請から承認まで、細かな手続ルールを定めやすい。
・手続ルールにとどまらず、服務ルール等も詳細に定めることが可能。
・既存の就業規則への修正はほとんどないため、就業規則の複雑化を避けられる
・詳細なルールの検討が必要となり、ルール策定に要する時間や労力が増大しがち ・今後も在宅勤務制度を積極的に定着させていきたい
・在宅勤務制度を作るからには、手続やルールをきっちりと定めたい
既存の就業規則の変更で対応する方法 ・最低限のルール改正にとどめることで、機動的に在宅勤務制度の構築を行いやすい ・在宅勤務制度の詳細な手続
・ルールまでは定めにくい(定めていけないわけではないが、そうすると就業規則が複雑になりすぎるため、それならば別の規程にした方が良い)
・急な政府方針による緊急事態宣言時等に、最低限在宅勤務の根拠を持っておきたい
・今後も、災害発生時等の限定的なケースで利用するつもり
個別に労働契約を締結する方法 ・就業規則の変更手続きを経る必要がない。 ・特に労働者の数が多い場合には、各個別の労働者への合意の取り付けや、合意内容の管理は会社にとって負担となる。 ・就業規則の変更をせずに、最低限在宅勤務のルールを決めておきたい

就業規則本体に書いても、新しい付属規程を作っても、効果が変わるわけではありません。しかしながら、制度が1目瞭然にして分かる、という点は、意外に重要です。どこにルールがあるのか分かりにくい制度は利用が伸び悩みがちになりますし、ルールに対する誤解・誤認が生じやすくなってしまいます。このような観点もふまえて、いずれにするかを検討されるとよいでしょう。

新規で就業規則(在宅勤務用の別規程)を作成する場合

新規で就業規則(在宅勤務用の別規程)を作成する場合、就業規則に委任規定を定めたうえで、新しい規定を作成します。以下、詳しく解説します。

就業規則に委任規定を定める

具体的に新しい規程を作る場合は、たとえば 「在宅勤務規程」といったタイトルで、就業規則とは別の規程を作りつつ、本体の就業規則においては、以下のような委任規定を設け、就業規則に付属するものであることを明確にしておけばよいこととなります。

記載例

就業規則(適用範囲) (略) 従業員の在宅勤務に関する事項については、この規則に定めるもののほか別に定めるところによる。

新しい規定を作成する

具体的には、厚生労働省作成の「テレワークモデル就業規則(在宅勤務規程)」(以下「モデル規程」)が参考となります。以下、モデル規程に定められている条項の見出しを列挙したうえで、一部の条項について少し解説します。

モデル規程の条項一覧は以下のとおりです。

モデル規程の条項一覧

第1章 総則
第1条(在宅勤務制度の目的)
第2条(在宅勤務の定義)
第2章 在宅勤務の許可・利用
第3条(在宅勤務の対象者)
第4条(在宅勤務時の服務規律)
第3章 在宅勤務時の労働時間等
第5条(在宅勤務時の労働時間)
第6条(休憩時間)
第7条(所定休日)
第8条(時間外及び休日労働等)
第9条(欠勤等)
第10条(業務の開始及び終了の報告)
第11条(業務報告)
第12条(在宅勤務時の連絡体制)
第5章 在宅勤務時の給与等
第13条(給与)
第14条(費用の負担)
第15条(情報通信機器・ソフトウェア等の貸与等)
第16条(教育訓練)
第17条(災害補償)
第18条(安全衛生)

第2条(在宅勤務の定義)

規則が想定するテレワークの形態を定める条項です。在宅勤務のみならず、サテライトオフィス勤務等まで拡大することもできます。

第3条(在宅勤務の対象者)

モデル規程は、平時の在宅勤務利用を想定しているものと考えられます。今回のような新型コロナウイルス感染拡大防止の局面では、積極的に会社が在宅勤務を命じるケースも規定として加えておく方がよいでしょう。たとえば、次のような規定を定めることが考えられます。

記載例

第●項(在宅勤務対象者)に定めるほか、会社は、業務上その他の事由により、従業員に対して在宅勤務を命ずることがある。

モデル規程は、平時の在宅勤務利用を想定しているものと考えられます。今回のような新型コロナウイルス感染拡大防止の局面では、積極的に会社が在宅勤務を命じるケースも規定として加えておく方がよいでしょう。たとえば、次のような規定を定めることが考えられます。

第4条(在宅勤務時の服務規律)

情報セキュリティ上の注意もここに含まれます。会社の実情に応じて内容は異なります。

第9条(欠勤等)

モデル規程は、基本的に就業規則どおりの労働時間をそのまま流用する前提で作られています。 他方で、労働基準法の要件を満たす必要はありますが、事業場外労働のみなし時間制やフレックスタイム制、裁量労働制等を活用することも考えられます。このような制度を活用する場合、まず就業規則本体において、特別な労働時間制の規定を定めることが前提です。

この記事での解説は割愛しますが、たとえば事業場外労働のみなし時間制では、「労働時間を算定し難い」ことが前提です(労基法38条の2第1項)。この制度を活用する場合には、次のように規定することが有用です。

記載例(事業場外労働のみなし時間制を利用する場合)

前項に関わらず、在宅勤務を行う者が次の各号に該当する場合であって、会社が必要と認めた場合は、就業規則第●条を適用し、第●条に定める所定労働時間の労働をしたものとみなす。
⑴ 従業員の自宅に置いて業務が行われていること
⑵ 会社と在宅勤務者間との間の情報通信機器の接続は従業員の任意であること
⑶ 在宅勤務者の業務内容が、所属長から随時指示命令を受けなければ遂行できない業務でないこと

第10条(業務の開始及び終了の報告)

通常の勤務時間通りとする場合、在宅にありながらどのようにして労働時間管理を行うかについては、各社の状況により検討が必要です。たとえば、特別なソフトウェア等を採用していない場合には、電話・電子メール・チャット等による報告を採用している企業も多いでしょう。

第13条(給与)

モデル規程は、基本的な賃金の変更は予定せず、主に通勤手当の調整をしています。給与体系や人事評価を見直す場合には、在宅勤務自体により不利が及ぶことの無いよう、慎重な制度構築が必要です。

第14条(費用の負担)

労働基準法89条5号には次のように、費用負担について労働者に負担させる場合には、就業規則に記載すべきことを定めています。

(作成及び届出の義務)
第89条 常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
⑴~⑷(略)
⑸労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
⑹~(略)

引用元│e-Gov-労働基準法

そのため、業務に使用するために必要となる通信費などについて労働者に負担させることを想定しているのであれば、就業規則に定めなければなりません。

企業によって、情報通信機器(携帯用wi-fi)を貸与する場合や、労働者の自費とする場合等、様々なケースがあるため、会社の状況に応じ、何を会社負担、何を労働者負担とするか、決定する必要があります。

第15条(情報通信機器・ソフトウェア等の貸与等)

PCなどの情報通信機器やソフトウェアを貸与する場合に規定します。就業規則に定めるのではなく、労働者から貸与品に関する誓約書を提出させることも考えられます。

第16条(教育訓練)

モデル規程は、一般的な就業規則の内容とほぼ変わりませんので、あえて在宅勤務用に定め直す必要があるかは疑問です。もっとも、在宅勤務時の特別なコミュニケーションの取り方(たとえばビデオ会議等による定期的な教育機会の付与)等について検討するとよいでしょう。

第18条(安全衛生)

在宅勤務時に、労働者の安全が確保された状況にあるか、どこまで会社が介入して確認を行うかは、難しい問題です。モデル規程ではこの問題に全く踏み込んではいません。

そこで、たとえば、以下のような規定を一応置いておくことも考えられます。従業員のプライバシーに配慮しつつも、必要な措置はとらざるを得ません。

記載例

会社は、在宅勤務者の安全衛生の確保及び改善を図るため、従業員に対し、在宅勤務の勤務場所・状況についての報告を求め、また、改善を命じることがある。

既存の就業規則を変更する場合

既存の就業規則を変更する場合も、内容としては、別規程を作る場合と変わりません。

ただし、別規程の内容を全て就業規則に盛り込むと、就業規則が非常に読みにくいものとなるため、就業規則を変更する場合は、最低限必要な部分に絞って変更することが通常です。以下、必須項目に絞って規定の作成について解説します。

勤務場所に関する規定

通常、労働契約に「勤務場所」を定め、就業規則では、一時的な勤務場所の変更として、「出張」などを命ずることがある旨の規定が設けられています。在宅勤務も、勤務場所の柔軟化という視点から、出張に関する規定に紐づけるような形で既存の就業規則に規定を追加するとよいでしょう。

記載例

1 会社は、従業員に対し、日常の指示ないし命令として、出張を命じることがある。
2 会社は、従業員に対し、業務上その他の事由により、従業員の自宅における勤務(以下「在宅勤務」という。)を命ずることがある。

従業員の費用負担に関する規定

前述の通り、従業員に何らかの負担をさせる場合には、当該事項を就業規則に定めなければなりません(労基法89条5号)。通信機器は貸与するから問題ないと思われる方も多いですが、水光熱費、事務用品等、細かな負担が生じてくるため、やはり規定を作っておくのが無難と言えます。

どこにこの規定をおくかは悩ましい(通常の就業規則で、他に労働者に負担をさせる定めをおいているものは少ないと思います)ですが、費用負担に関する定めがもともと無いようであれば、上述の在宅勤務を命ずる規定に続けてしまうことも考えられます。

記載例

従業員が在宅勤務を行う場合で、業務遂行のために必要な通信費、水光熱費その他の諸費用については、あらかじめ会社の承認を得たものを除き、従業員が負担する。

このような規定例は基本的に従業員の負担となっています。もっとも、種別に応じて会社負担、従業員負担を分けることは可能です。ただし、細かな負担が生じる可能性もふまえ、「その他は従業員負担」という条項は念のため入れておくべきでしょう。

個別に労働契約を締結する場合

法律で、就業規則に必ず定めなければならない、と決められている事項に「就業の場所」は含まれていないため、テレワークを導入するにあたって就業規則に定める必要がある労働条件に変更が生じない場合には、必ずしも就業規則を変更する必要はありません。

このような場合には、就業規則を変更するよりも、より簡単な、対象となる従業員との間で、個別で覚書などを締結する方法をとることが考えられます。

また、就業規則作成義務は、常時10人以上の労働者を使用しているケースですので(労基法89条柱書参照)、それ未満の人数の会社ですと、就業規則自体作成していないケースもよくあることです。そのような場合には、あえてテレワークのために就業規則を作る必要まではなく、、個別合意で対応します。

【サンプル】

契約書サンプル
契約書サンプル

※上記サンプルは、契約書のごく一部となります。

就業規則を作成・変更した場合、届出の手続き等が必要

就業規則とは賃金や労働時間などの一定の労働条件について事業場ごとに定めたもので、常時10人以上の労働者を雇用している場合は、必ず、これを作成し、労働基準監督署に届出をしなければなりません。就業規則を変更した場合も同様です(労働基準法89条)。

また、就業規則を作成・変更する場合には、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合には労働者の過半数を代表する労働者の意見を聴かなければなりません(労働基準法90条1項)。

具体的には次のようなフローとなります。

① 就業規則(変更)案の作成
② 労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見の聴取(労基法90条1項)
③ 所轄の労働基準監督署に対し、就業規則(変更届)を提出。このとき、前記②の意見を記載した書面を添付する(労基法90条2項)
④ 作成(変更)した就業規則を、常時各作業所の見やすい場所へ掲示し、又は備えつけること、書面を交付する事その他の厚生労働省令で定める方法によって、周知する(労基法106条1項)

なお、②については、変更する就業規則の内容によっては、この段階で労働者への説明・周知等を行うこともあります。

また、就業規則変更の場合は、変更部分のみを届け出ることで足りるとされています。この記事で解説している「在宅勤務規程」についても、就業規則に準じた意義をもつ規程として定める場合には、就業規則同様に届出が必要です。

テレワークに伴い労働契約上気を付けるべきポイント

テレワーク(在宅勤務)を実施するための、特に念頭に置いておいた方がよいチェックポイントをまとめると、次のとおりです。

必須のチェックポイント ・勤務場所として従業員の自宅を含むこととする定めがおかれているか?
・在宅勤務の業務命令があり得ることについて規定できているか?
・在宅勤務に伴い従業員に負担が発生することについて規定できているか?
・在宅勤務中の労働時間管理の方法を決定できているか?
会社の状況に応じたチェックポイント ・在宅勤務を認める範囲を会社として明確にできているか?
・業務内容に応じ、必要な規律を定められているか?(特に重要な情報を取り扱う場合や、備品を貸与する場合の規律)

これらのチェックポイントは最低限の項目で、さらに在宅勤務を会社に合った有意義な制度とするために、在宅勤務中のさらに細かな業務体制であるとか、在宅勤務時の給与制度、在宅勤務時における労働時間制度(労働時間の柔軟化)等について、検討を進めると良いでしょう。



まとめ

テレワーク(在宅勤務)の導入に対応した就業規則の作成・変更のポイントは以上となります。情報通信技術の発達に加え、最近の新型コロナウイルス流行という外的要因により、一気にテレワーク化の波が押し寄せています。

むろん、テレワークは上手く利用すれば、会社の生産性や、従業員の働き方における満足度を向上させる手段ともなりますが、逆に無理なテレワーク化は、その反対の効果をもたらす可能性もあります。

この記事では、テレワーク(在宅勤務)の活用の仕方に様々な段階があることを前提に、最低限の活用の場面から積極的活用の場面に至るまで、広く参考にできるよう解説を行いました。会社の現在の状況に鑑み、今会社において目指すべき「テレワーク」像を検討したうえで、テレワーク(在宅勤務)の規定整備にとりかかられることをお勧め致します。

参考文献

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