契約書の保管期間はいつまで？
法律上の保管期間や効率的な保管方法などを解説！

✅  青色申告書を提出し、かつ欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度
✅  青色申告書を提出せず、かつ災害損失欠損金額が生じた事業年度

✅  総勘定元帳
✅  仕訳帳
✅  現金出納帳
✅  売掛金元帳
✅  買掛金元帳
✅  固定資産台帳
✅  売上帳
✅  仕入帳
など

✅  棚卸表
✅  貸借対照表
✅  損益計算書
✅  注文書（発注書）
✅  領収書
✅  見積書
など

✅  法人税法のルール
原則、契約書作成の日が所属する事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から7年間

※ただし、契約が存続している間は、上記期間を過ぎたとしても保存しておく必要がある。
※終了した契約書について、法人税法上の保管期間を過ぎたとしても、一般債権の消滅時効期間（5年間程度）は保存しておくのがよい。

✅  保管方法がシンプル
→紙の契約書をそのまま保管しておけばよいため、特別なシステムなどを導入する必要がありません。また、保管方法として複雑な点がないため、幅広い従業員が保管業務を担当できます。

✅  契約締結の頻度が少なければ、保管コストを抑えられる
→契約をそれほど頻繁に締結しない零細企業であれば、広い保管スペースを確保する必要がないため、他の保管方法よりも低コストで済む可能性があります。

✅  物理的な保管スペースを確保する必要がある
→紙の契約書を置いておくスペースを要するため、契約書の通数や分量が多い場合には、オフィススペースが圧迫される、賃料を多めに負担する必要が生じるなどのデメリットがあります。

✅  契約書の検索・探索に時間がかかることがある
→検索機能がないため、過去の契約書を参照したい場合に、検索・探索に時間がかかることがあります。

✅  原本を紛失するおそれがある
→持ち出し・破損・消失などにより、契約書の原本そのものが失われてしまうおそれがあります。

✅  経年劣化する
→紙は経年劣化するため、数十年単位で保管する必要がある契約書については、時間の経過とともに判読が困難となるおそれがあります。

✅  紙媒体よりも長期保存が可能となる
→マイクロフィルムは100年を超える耐用年数があるとされており、紙媒体よりも長期保存が可能となります。

✅  紙媒体よりも保管スペースを節約できる
→原版の1/5～1/40程度に縮小してマイクロフィルムに焼き写すため、紙媒体のまま保管する場合よりもスペースを節約できます。

✅  改ざんが難しい
→マイクロフィルムを作り変えるのは難しいため、契約書の改ざんを防止できます。

✅  保存環境が悪いと破損するおそれがある
→高温多湿の環境で保管すると、癒着・ひび割れ・カビ・斑点などの破損が生じるおそれがあります。

✅  専用の機器を導入する必要がある
→マイクロフィルムの作成・判読には専用の機器を用いる必要があるため、定期的に購入・修理などが発生し、保守コストがかかります。

✅  契約書の検索・探索に時間がかかることがある
→検索機能がないため、過去の契約書を参照したい場合に、検索・探索に時間がかかることがあります。

✅  原本を紛失するおそれがある
→持ち出し・破損・消失などにより、契約書の原本そのものが失われてしまうおそれがあります。

✅  保管場所を確保する必要がない
→クラウドサーバーなどを契約しておけば、契約書の通数がどんなに増えても、保管場所として確保するスペースを増やす必要がありません。

✅  契約書の検索・探索がしやすい
→検索機能を活用すれば、過去の契約書の内容を容易に検索・探索できます。

✅  原本紛失のリスクを回避できる
→バックアップを取っておくことで、契約書を紛失するリスクを回避できます。

✅  劣化により判読できなくなるおそれがない
→紙やマイクロフィルムなどとは異なり、電子データは劣化のおそれがありません。

✅  印紙税を節約できる
→電子契約を締結する場合は印紙税がかからないため、紙の契約書よりも締結コストを抑えられます。

✅  電子契約サービス・契約書管理システムの導入・維持にコストがかかる
→電子契約サービスや契約書管理システムの利用料などを負担する必要があり、コストがかかる点がデメリットです。

✅  情報漏えいに注意が必要
→誤送信や不正持出しなどによる情報漏えいには十分注意が必要です。最悪の場合、契約書のファイルがweb上に流出して、不特定多数の者に拡散されるおそれがあります。

✅  書類の受領後（又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後）、速やかにスキャンすること
✅  解像度200dpi以上でスキャンすること
✅  カラー画像（赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）でスキャンすること
✅  タイムスタンプを付与すること
✅  解像度・階調情報を保存すること
✅  大きさに関する情報（A4サイズなど）を保存すること
✅  ヴァージョン管理（訂正・削除の事実や内容の確認等）を行うこと
✅  スキャンした者又はスキャンした者を監督する者の情報を保存すること
✅  スキャン文書とそれに対応する帳簿の関連性を相互に確認できるようにしておくこと
✅  見読可能装置（14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等）を備え付け、スキャンデータを整然・明瞭に出力できるようにしておくこと
✅  電子計算機処理システム（＝スキャナ保存で使用するシステム）のマニュアルなどを備え付けておくこと
✅  検索機能を確保すること

✅  タイムスタンプが付された状態の取引情報を授受する
✅  取引情報を受領した後、速やかにタイムスタンプを付し、保存者又は保存者を監督する者に関する情報を確認できるようにする
✅  訂正・削除の履歴が確認できるシステム（又は訂正・削除ができないシステム）を通じて取引情報の授受・保存を行う
✅  正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、当該規程に沿った取引情報の保存を行い、当該規程を備え付ける

✅  以下の機器等を保存場所に備え付け、データを整然・明瞭な状態で速やかに出力できるようにする（必須）
・電子計算機（パソコンなど）
・プログラム
・ディスプレイ
・プリンタ
・操作マニュアル

✅  電子計算機処理システムのマニュアルなどを備え付ける（必須）

✅  以下の検索機能を確保する
(a) 日付・取引金額・取引先を検索条件として設定できる
(b) 日付・金額については、その範囲を指定して検索条件を設定できる
(c) 二以上の任意の記載項目を組み合わせて、検索条件を設定できる
※税務職員の求めに応じて、取引情報を出力して提示・提出できるようにしておけば、(b)と(c)は不要
※前々年度の売上高が1,000万円以下の場合は、(a)も不要