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【2020年10月施行】 電子帳簿保存法(施行規則)改正とは? 改正点を解説! (新旧対照表つき)

契約ウォッチ編集部

契約ウォッチ編集部

(公開:2020/09/23)
この記事のまとめ

改正電子帳簿保存法(2020年10月1日施行)のポイントを解説!!

電子帳簿保存法の施行規則が改正され、契約書や請求書などの電子取引の情報をデータのまま保存するために必要となる要件が緩和されました。これらの情報を紙のまま保存されている方は、この機会に、電子データのまま保存する体制にすることを検討してみてはいかがでしょうか?

この記事では、電子帳簿保存法の知識がない方にも基本から分かりやすく改正のポイントを解説します。

新旧対照表ダウンロード
新旧対照表ダウンロード

「施行規則」について基本を理解したい方は、こちらの記事をご覧ください。

※この記事では、法令名を次のように記載しています。電子帳簿保存法は、通称「電帳法」(でんちょうほう)と呼ばれています。

  • 電帳法…電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
  • 電帳法規則……2020年10月施行後の電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
  • 旧電帳法規則……2020年10月施行前の電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
先生、電子帳簿保存法というのは、契約書と関係があるのでしょうか?
ムートン先生
もちろん、ありますよ。電子契約を締結した場合、そのデータをどうやって保存すべきかについて改正されたのですよ。

2020年の改正電子帳簿保存法とは?

改正の目的

今回の電帳法改正は、令和2年度税制改正の一環で行われるものです。なお、令和2年度税制改正は、、改正大綱に次のような記載があるとおり、電子帳簿保存法の改正のみを主眼としたものではありません。

持続的な経済成長の実現に向け、オープンイノベーションの促進及び投資や賃上げを促すための税制上の措置を講ずるとともに、連結納税制度の抜本的な見直しを行う。さらに、経済社会の構造変化を踏まえ、全てのひとり親家庭の子どもに対する公平な税制を実現するとともに、NISA(少額投資非課税)制度の見直しを行う。このほか、国際課税制度の見直しや、所有者不明土地等に係る固定資産税の課題への対応、納税環境の整備等を行う。

引用元│「令和2年度税制改正の大綱」

今回の電子帳簿保存法の見直しについて、財務省の作成したパンフレットの該当箇所には、次のような記載があります。

バックオフィスの効率化による企業等の生産性向上を図る観点から、電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合の要件について、ユーザーが自由にデータを改変できないシステム等を利用している場合には、タイムスタンプの付与を不要とするなど、選択肢を拡大します。

引用元│財務省「令和2年度税制改正」(令和2年3月発行)

つまり、電子データのまま保存するための選択肢を広げるために改正されたのですね。今までは、電子データのまま保存できるのはどういった場合だったんですか?
ヒツジ
ムートン先生
従来は、データを受領したら遅滞なくタイムスタンプを付与するか、改ざん防止のための事務処理規程を作成してそれに従って運用する、という方法でなければ、電子データのまま保存することはできなかったのです。そのため、データで取引情報をやりとりしたにもかかわらず、これらの要件が満たせないため、紙で出力して保存するという方法を取らざるをえない企業も数多くありました。

電子データは、比較的簡単に書き換えることができるという性質があります。税務署類が、容易に書き換えられてしまえば、国としては公平かつ適切な税執行をすることができなくなります。これは、我が国の税法制度をゆるがす事態となります。そのため、電子データについては、 データを受領したら遅滞なくタイムスタンプを付与するか、改ざん防止のための事務処理規程を作成してそれに従って運用する場合に限って、保存できるとされていました。

しかしながら、昨今、テレワークも盛んにおこなわれるようになっており、バックオフィスの業務をもっと効率するためには、紙での保存をできる限り減らしていく方向が望ましいと考えられるようになってきました。また、技術の発展により、電子データの書き換えを容易に行うことができないシステムも登場するようになりました。

そこで、電子取引に係るデータの保存について、要件を緩和する改正がなされるに至ったのです。

公布日・施行日

改正の根拠となる省令は、「所得税法等の一部を改正する法律」(令和2年法律第8号)の施行に伴う 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の一部を改正する省令」です。

公布日と施行日は、次のとおりです。

公布日・施行日

公布日|2020年3月31日

施行日|2020年10月1日

電子帳簿保存法改正の概要

改正点の概要をおさえる上で、電子帳簿保存法について少し理解をしておきましょう。そもそも、電子帳簿保存法は、大きく、2つの制度を定めた法令といえます。

1つは、 税法上、保存が義務付けられている紙の帳簿(仕訳帳・総勘定元帳・補助元帳など)や書類(契約書・損益計算書・貸借対照表・請求書・見積書など)について、一定の要件のもとで、電子データやスキャンデータを代わりに保管することを認めている 、というものです。ちなみに、税法上、保存が義務付けられている帳簿と書類をあわせて、「国税関係帳簿書類」といいます。

電子帳簿保存法のもう1つの制度は、税法上は、保存が義務付けられていない電子取引のデータについて、保存義務を定めている、というものです。法人税法では、書面でやり取りされた書類のみ保存義務が定められているところ、電子帳簿保存法において、 書面ではなく、取引においてデータでこれらの取引情報をやり取りした場合には、取引のデータを保存するべき、としたのです。

今回の改正は、どちらの制度に関するものなのでしょうか?
ヒツジ
ムートン先生
今回の改正は、後者の電子取引に係るデータの保存義務に関する改正となりますよ。つまり、最近利用が増えている電子契約の保存方法も関係するものなのです。
電帳法の2つの制度

国税関係帳簿書類(税法上保存が義務付けられている書類)を電子データで保存・スキャン保存するための制度

電子取引に係るデータの保存義務に関する制度  ←今回の改正はココ

今回の電帳法の改正により、電子取引に係るデータの保存要件が緩和されます。すなわち、電子取引を行った場合、次のいずれかの措置をとれば、電子データのまま保管してもよいこととなります。
①電子データにタイムスタンプが付された後、その取引情報のやりとりを行うこと。
②電子データを訂正・削除したときは、これらの事実と内容を確認することができるシステムか、訂正・削除を行うことができないシステムを使用して、その取引情報のやりとりと保存を行うこと

以下、改正ポイントを詳しく解説します。

改正のポイント

今回の電帳法の改正により、電子取引に係るデータの保存要件が緩和されます。ここでは、電子取引に係るデータの保存のルールをおさらいしたうえで、どのように改正されたのかを解説します。

電子取引の情報を電子保存するためには?(電帳法10条)

「電子取引」とは、 注文書や契約書などの取引情報を電子記録の授受によって行われる取引をいいます(電帳法2条6号)。 企業は、このような「電子取引」を行った場合、「一定のルール」に従って、電子取引の情報を保存しなければなりません(電帳法10条)。

もっとも、電子取引の情報を、書面に出力して保存していれば、この「一定のルール」に従う必要はありません(電帳法10条ただし書)。

(定義) 第2条 この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
⑹ 電子取引 取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
第10条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

引用元│電子帳簿保存法施行規則– e-Gov法令検索 – 電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ

ムートン先生
多くの企業では、電子データのまま保存するための「一定のルール」を遵守することが難しいことから、紙で出力して保存するという方法をとっているようです。

電子取引の情報を電子保存するためのルール

では、電子取引の情報を電子保存するため具体的にどのようなルールを遵守しなければならないのでしょうか?具体的には、 ①真実性の確保、②関係書類の備え付け、③見読可能性の確保、④検索機能の確保 という4つの観点から、ルールが定めれています。

すなわち、電子データは、容易に改変することができることから、その内容が真実であることを担保しうるものでなければなりません(①真実性の確保)。また、電子データが保存されているシステムが、信頼がおける適切なものであるかを把握することができるように、システムのマニュアルを備えておく必要があります(②関係書類の備え付け)。さらに、人間が解読することが難しい数値やタグなどに置き換えて保存されてしまったり、どこに保存されているのか容易に把握できない方法で保存されたりしてしまうと、税務調査を的確に実施できません(③見読可能性の確保、④検索機能の確保)。

このような観点から、電子取引の情報を電子保存するためのルールが定められているのです。

電子取引の情報をデータのまま保存するときの観点

真実性の確保

関係書類の備え付け

見読可能性の確保

検索機能の確保

ルールの詳細は、電子帳簿保存法施行規則の以下の条項となります。ハイライトをかけた点が今回の改正により新たに追加された条項です。

(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)
第3条 法第4条第一項の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をしなければならない。
⑴・⑵(略)

当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に併せて、次に掲げる書類(当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラム(法第6条第1項に規定するプログラムをいう。以下この条及び第5条第2項において同じ。)以外のプログラムを使用する場合にはイ及びロに掲げる書類を除くものとし、当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者(当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除く。)に委託している場合にはハに掲げる書類を除くものとする。)の備付けを行うこと。
イ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類
ロ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類
ハ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの操作説明書
ニ 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類)
⑷ 当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。
⑸ 当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を確保しておくこと。
イ 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目(以下この号において「記録項目」という。)を検索の条件として設定することができること。
ロ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
ハ 2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。


(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
第8条 法第10条に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第3条第1項第4号並びに同条第5項第7号において準用する同条第1項第3号(同号イに係る部分に限る。)及び第5号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
⑴ 当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプが付された後、当該取引情報の授受を行うこと。
⑵ 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
⑶ 次に掲げる要件のいずれかを満たす電子計算機処理システムを使用して当該取引情報の授受及び当該電磁的記録の保存を行うこと。
イ 当該電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。
ロ 当該電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行うことができないこと。
⑷ 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
2~3(略)

引用元│電子帳簿保存法施行規則– e-Gov法令検索 – 電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ

ルールの詳細の要点をまとめると、次の表のとおりです。★印が、今回の改正で追加された点です。

  ルール 根拠条文
真実性の確保 以下のいずれかの措置をとること
★①電子データにタイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行うこと
②取引情報の授受後遅滞なく、電子データにタイムスタンプを付すとともに、電子データを保存する者かその監督者に関する情報を確認することができるようにすること
★③受領者がいずれかを満たすシステムを使用して、取引情報のやりとりと保存を行うこと。
イ 電子データの記録事項を訂正・削除をする場合、これらの事実・内容を確認することができること。
ロ 電子データの記録事項について訂正・削除をすることができないこと。
④正当な理由のない訂正削除の防止に関する事務処理規程(ルール)を定めて運用すること
施行規則8条1項
関係書類の備え付け 利用する電子契約システム・サービスの利用方法が誰にでも分かるよう、その概要を記載した書類(マニュアル)を備え付けておくこと 施行規則3条1項3号、施行規則8条1項
見読可能性の確保 ディスプレイやプリンターを使って電子契約の内容が速やかに画面または書面で確認できるようにしておくこと 施行規則3条1項4号、施行規則8条1項
検索機能の確保 以下のすべての方法によりデータを絞り込んで検索できるようにすること
①取引年月日や取引金額等の主要項目が検索条件として設定できる
②日付と金額については範囲指定して検索できる
③2つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できる
施行規則3条1項5号、施行規則8条1項

※こちらの表は、法令の文言を簡易にしてまとめています。正確な文言は、根拠条文を参照して確認するようにしてください。

すなわち、従来は、真実性の確保のため、「受領後遅滞なくタイムスタンプをおす措置」か「訂正・削除の事務処理規程(ルール)を定める措置」のいずれかの措置を行うことが要件でした。改正により、 従来の2つの措置はそのまま認められ、新しく2つの措置(上記「真実性の確保」の①③)も選択肢として加わったことになります。

したがって、今回の改正により、真実性の確保のための選択肢が広がり、電子取引の情報を電子保存するためのルールが緩和されたといえます。以下、改正により追加された真実性の確保のための選択肢をそれぞれ解説します。

電子データにタイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行うこと(施行規則8条1項1号)

改正前の制度では、タイムスタンプが付与されたデータを受領した場合であっても、受領した後遅滞なくタイムスタンプを付与しなければ、データのまま保存することができませんでした。そのため、注文書や見積書など、通常、注文者のみタイムスタンプを押すような性質の文書であっても、受注者も、受領後にすぐにタイムスタンプをおさなければ、データのまま保存することができないという事態に陥っていました。

そこで、改正では、 発注者が注文書や見積書にタイムスタンプを付与すれば、受注者がこれを受け取るだけで済むように要件を緩和しました。

電子データの記録事項の訂正・削除についての条件を満たすシステムを使用すること(施行規則8条3号)

改正前の制度では、データの訂正・削除を防止する措置として、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を定めて、これに沿った運用をとれば、データのまま保存できるものとされていました。しかしながら、データを保存するシステム上が、訂正・削除の履歴が管理できる仕様であったり、訂正・削除をすることができない仕様になっていたりするのであれば、このような事務処理規程を定めるまでもなく、正当な理由のないデータの訂正・削除を防止することができます。

そこで、改正では、事務処理規程を作成し運用する代わりに、 システム上で訂正・削除の履歴が管理できる仕様であったり、そもそもシステム上で訂正・削除の履歴が管理できない仕様であったりすれば、データのまま保存してもよいこととなりました。


【解説つき】改正前と改正後の電子帳簿保存法の条文を新旧対照表で比較

それでは、改正点について、条文を確認しましょう。解説つきの新旧対照表をご用意しました。 以下のページからダウンロードできます。

ムートン先生
ぜひ、業務のお供に!ご活用いただけると嬉しいです!


〈サンプル〉

新旧対照表
新旧対照表

実務への影響

昨今、テレワークの実施が進み、バックオフィスの業務を効率化するために、紙ではなくデータで保存することのニーズが高まっているといえます。今まで、電子取引のデータを紙に出力して保存する運用をされていた企業が、バックオフィスの効率化のために、改正された制度を利用して徐々に電子データのまま保存する体制に移行することが予想されます。電子データのまま保存する体制に移行することを検討するに際しては、電子帳簿保存法の制度をよく理解するとともに、信頼あるシステムを選んで活用することが重要です。

参考文献

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