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「株主総会資料の電子提供制度」とは? -制度開始に備えて 実務上検討すべきポイント-

土屋佑貴弁護士

土屋佑貴弁護士

2021/11/18 (公開:2021/11/11)

この記事を書いた人

慶應義塾大学大学院法務研究科修了。2013年弁護士登録(第二東京弁護士会所属)。
M&A、コーポレートガバナンス、危機管理・コンプライアンス、紛争解決等を中心に、広く企業法務全般を取り扱う。

この記事のまとめ

「車の両輪」とされるスチュワードシップ・コードが2020年、コーポレートガバナンス・コードが2021年に相次いで改訂され、2021年には「コーポレートガバナンス・コードと投資家と企業の対話ガイドライン」も公表されるなど、会社と株主・投資家との建設的な対話はますます重要視されています。

このような状況において、令和元年(2019年)改正会社法が公布され、会社が株主に対し、早期に充実した内容の株主総会参考書類等を提供できるようにするための新たな制度として、「株主総会資料の電子提供制度」が創設されました。

株主総会資料の電子提供制度は、上場会社にその制度の利用が強制されますが、非上場会社においても利用が可能です。株主総会参考書類等の印刷や郵送のための作業コストが削減されるという意味で会社にとってメリットもあります。

本稿公表時点では2022年9月1日の施行を目指して検討が進められており(規制改革推進会議第2回デジタルワーキング・グループ議事録27頁[法務省:堂薗大臣官房審議官発言])、その場合には2023年3月開催の株主総会から本制度が利用されることになります。

今回は、令和元年改正会社法の中でも特に実務上大きな影響が生じる
・株主総会資料の電子提供制度の内容
・電子提供制度の開始までに実務上検討すべき事項
について解説していきます。

※この記事では、法令名を次のように記載しています。
会社法…施行後の改正会社法(平成17年法律第86号)
旧会社法…施行前の会社法(平成17年法律第86号)

 

株主総会資料の電子提供制度の概要

株主総会資料の電子提供制度とは、電子提供措置をとる旨を定款に定めた会社が、取締役が株主総会資料を自社のホームページ等のウェブサイトに掲載し、株主に対し当該ウェブサイトのURL等を株主総会の招集通知に記載等して通知した場合には、株主の個別の承諾を得ていないときであっても、取締役は株主に対し株主総会資料を適法に提供したものとする制度です(会社法325条の2以下)。
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引用元│法務省民事局参事官室「 令和元年12月11日公布 会社法が改正されます」2頁

旧会社法の下でも、インターネット等を用いて株主総会資料を株主に提供することはできますが、株主の個別の承諾を得なければならないため(会社法299条3項、301条2項、302条2項)、株主数の多い上場会社での利用は現実的ではなく、ほとんど利用されていませんでした。

また、旧会社法上、インターネットを利用した株主参考書類等の提供の方法として、ウェブ開示によるみなし提供制度(会社法施行規則94条1項、133条3項、会社計算規則133条3項、134条4項)があり、近時一般的に利用されていますが、株主総会参考書類等における議案、貸借対照表、損益計算書の内容など、類型的に株主の関心が特に高い事項や、実際の株主総会において口頭で説明されることが多いと考えられる事項等はその対象ではありませんでした。

電子提供措置の実施と招集通知の発送

電子提供措置をとる旨を定款に定めた会社は、株主総会の日の3週間前の日又は株主総会招集通知を発した日のいずれか早い日から、株主総会の日の後3か月を経過する日までの間、電子提供措置事項について、自社のウェブサイトにアップロードすること等の方法により株主が情報の提供を受けることができる状態に置かなければなりません(会社法325条の2、325条の3)。

その上で、株主総会の日の2週間前までに、当該ウェブサイトのURL等を記載した招集通知を発送しなければなりません(会社法325条の4第1項、299条1項)。

電子提供措置事項(会社法325条の3)及び招集通知記載事項(会社法325条の4第2項)は以下のとおりです。

電子提供措置事項 招集通知記載事項
① 株主総会の日時・場所・目的事項等、総会招集
  時の決定事項
② 株主総会参考書類及び議決権行使書面
  (招集通知に際し議決権交付書面を交付する
  場合を除く)
③ 株主提案の議案の要領
④ 計算書類及び事業報告
  (監査報告及び会計監査報告を含む)
⑤ 連結計算書類
  (監査報告及び会計監査報告を含む)
  (改正会社計算規則134条3項)
⑥ 以上の事項を修正したときはその旨及び
  修正前の事項
① 株主総会の日時・場所・目的事項
② 書面又は電磁的方法による議決権行使ができる
  こととするときはその旨
③ 電子提供措置をとっているときはその旨
④ 有価証券報告書の提出手続をEDINETを使用
  して行ったときはその旨
⑤ 電子提供措置を行うインターネット上の
  アドレス情報
  (改正会社法施行規則95条の3第1項1号)
⑥ 有価証券報告書の提出手続をEDINETを使用
  して行った場合には、そのアドレス情報
  (同項2号)

書面交付請求制度

改正会社法においては、インターネット等へのアクセスが困難な株主を考慮し、株主が、会社に対し、株主総会参考書類等を書面(以下「電子提供措置事項記載書面」といいます。)でも交付することを請求することができるものとされました(会社法325条の5)。基準日までに書面交付請求がなされた場合には、会社は当該株主に対して電子提供措置事項記載書面を交付しなければなりません。

かかる書面交付請求は、株主が会社(株主名簿管理人)に対して直接行使するのが原則です。他方、振替株式の株主については、株主名簿に記載されていない振替口座簿上の株主であっても、口座管理機関を経由して書面交付請求を行うことが認められています(社債、株式等の振替に関する法律159条の2第2項)。

このように書面交付請求の方法としては、①会社に対する直接請求と②口座管理機関経由の請求の二つが考えられます。各社においては、会社に対する直接請求の方式や本人確認の方法等についてあらかじめ検討し、その点株式取扱規程に規定しておくことも有用です。

他方、書面交付請求がなされた場合であっても、一定の事項については、定款で定めることにより電子提供措置事項記載書面に記載することを省略することが可能とされています(会社法325条の5第3項、改正会社法施行規則95条の4)。

これは、旧会社法上ウェブ開示によるみなし提供制度によって株主総会参考書類等から一定の事項の省略が認められていることと同様の趣旨に基づくものですが、以下のとおり「一定の事項」には差異がみられるので注意が必要です。

  ウェブ開示 特例ウェブ
開示
(新型コロナ
特例措置)
電子提供措置事項記載書面に記載することを要しないことができる事項
株主総会
参考書類
以下以外の記載事項
・ 議案
・ 事業報告に表示すべき事項
・ ホームページのアドレス等
・ 監査役等が異議を述べた事項
  以下以外の記載事項
・ 議案
・ 監査役等が異議を述べた事項
事業報告 以下以外の記載事項
・ 会社の現況に関する事項
  ✔ 事業の経過及びその成果
  ✔ 重要な資金調達・設備投資・
   組織再編等についての状況
  ✔ 重要な親会社及び子会社の
   状況
  ✔ 対処すべき課題
・ 会社役員に関する事項
  ✔ 会社役員の氏名
  ✔ 会社役員の地位及び担当
  ✔ 補償契約の内容
  ✔ 会社役員の報酬等に関する
   事項
・ 役員等賠償責任保険契約に
  関する事項
・ 監査役等が異議を述べた事項
事業の経過及びその成果
対処すべき課題
以下以外の記載事項
・ 会社の現況に関する事項
  ✔ 事業の経過及びその成果
  ✔ 重要な資金調達・設備投資・
   組織再編等についての状況
  ✔ 重要な親会社及び子会社の
   状況
  ✔ 対処すべき課題
・ 会社役員に関する事項
  ✔ 会社役員の氏名
  ✔ 会社役員の地位及び担当
  ✔ 責任限定契約の内容
  ✔ 補償契約の内容
  ✔ 会社役員の報酬等に関する
   事項
・ 役員等賠償責任保険契約に
   関する事項
・ 監査役等が異議を述べた事項
計算書類 株主資本等変動計算書
個別注記表
連結計算書類(これに係る会計
監査報告、監査報告含む)
 貸借対照表及び損益計算書(監査報告及び会計監査報告を含む) 株主資本等変動計算書
個別注記表

連結株主資本等変動計算書

連結注記表

※ 特例ウェブ開示に関しては、現在、会社法施行規則及び会社計算規則の一部を改正する省令について パブリックコメント手続を実施中(意見募集期間が終了し取りまとめ中)です。当該省令案の内容は、2021年9月30日の経過をもって失効した会社法施行規則及び会社計算規則の一部を改正する省令(令和3年法務省令第1号)と同様で、新型コロナウイルス感染症の影響を踏まえ、ウェブ開示によるみなし提供制度の対象事項を拡大するものです。当該省令案の規定は、2023年2月28日限り、その効力を失効するものとされています。

また、会社として、書面交付請求を行った株主に対して永続的に電子提供措置事項記載書面を交付しなければならないものではなく、書面交付請求の日から1年を経過したときは、書面の交付を終了する旨を通知し、異議がある場合には異議を述べる旨を催告することが可能です(会社法325条の5第4項)。当該異議期間(1か月以上)内に、当該株主から異議がなければ、書面交付請求は効力を失い(会社法325条の5第5項)、当該株主に対して電子提供措置事項記載書面を交付する必要がなくなります。

このような異議申述手続の実施の有無、時期及び方法は、いずれも会社の任意の裁量に委ねられています。

例えば、一つの方法として、全ての株主に対して、毎年、定時株主総会の招集通知とともに書面交付終了通知及び異議催告書面を同封して発送する方法が考えられ、当該方法による場合には、以下のようなスケジュールで異議申述手続を進めることが考えられます。

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参考元:邉英基「株主総会資料の電子提供制度への実務対応」商事法務2230号51頁(2020年)を基に作成

電子提供措置の中断

電子提供措置期間中において、サーバーのダウンやハッキング被害等により電子提供措置が中断される可能性があります。このように電子提供措置に瑕疵がある場合には、過料の制裁の対象となるのみならず(会社法976条19号)、株主総会開催前における電子提供措置の中断は株主総会決議の取消事由に該当する可能性があります(会社法831条1項1号)。

しかしながら、電子公告の場合と同様に(会社法940条3項参照)、以下の全てに該当する場合には、電子提供措置の中断は電子提供措置の効力に影響を及ぼさないものとされています(会社法325条の6)。

① 株式会社が善意でかつ重大な過失がないこと又は株式会社に正当な事由があること
② 中断が生じた時間の合計が電子提供措置期間の10分の1を超えないこと
③ 電子提供措置開始日から株主総会の日までの期間中に電子提供措置の中断が生じたときは、
  当該期間中に電子提供措置の中断が生じた時間の合計が当該期間の10分の1を超えないこと
④ 株式会社が電子提供措置の中断が生じたことを知った後速やかにその旨、電子提供措置の
  中断が生じた時間及び電子提供措置の中断の内容について当該電子提供措置に付して
  電子提供措置をとったこと

したがって、電子提供措置の中断が生じた場合に、上記事由に該当することを証拠によって立証できるようにしておくことが重要であり、ウェブサイトのログの保存等の対応が必要です。

また、中断リスクを軽減するために複数のウェブサイトで電子提供措置を実施することも可能です。この点に関しては、東京証券取引所のホームページを自社のホームページ等のサブ媒体として、電子提供措置に使用できるようになる予定といわれています(法制審議会会社法制(企業統治等関係)部会第18回会議議事録3頁[古本省三委員・竹林俊憲幹事発言])。

そのため、東京証券取引所のウェブサイトである「コーポレート・ガバナンス情報サービス」において、株主総会参考資料が掲載されている現状の実務と大きく変わらないものといえるでしょう。なお、この場合には、電子提供措置を実施しているウェブサイトの全てのアドレス情報を株主総会の招集通知に記載しなければなりませんので注意が必要です(「会社法の改正に伴う法務省関係政令及び会社法施行規則等の改正に関する意見募集の結果について」第3の1(11)⑤(55頁))。

実務上検討すべき事項

電子提供措置の実施に向けた定款変更

電子提供制度は、定款にその旨を定めた会社に限って利用することができる制度です(会社法325条の2)。

他方、上場会社(振替株式を発行している会社)においては、改正会社法施行の日に電子提供措置をとる旨の定款の定めを設ける定款変更の決議をしたものとみなすものとされ(会社法の一部を改正する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(以下「整備法」といいます。)10条2項)、上場会社には電子提供制度の利用が強制されます。

そのため、上場会社は、①電子提供措置をとる旨の定款変更手続は本来必要ではありません。しかしながら、②電子提供措置事項記載書面の記載事項を一部省略する旨を定款で定める際に、あわせて①についても株主総会決議を行うのが実務上一般的といえるでしょう。また、電子提供制度の利用によって不要となる③ウェブ開示に関する定めを削除する定款変更も必要です。

そこで、上場会社においては、電子提供措置をとる旨のみなし規定とあわせて、電子提供制度の創設に伴い以下の定款変更を行うことが考えられます(全国株懇連合会理事会決定「株主総会資料の電子提供制度に係る定款モデルの改正について」(2021年10月22日))。

① 電子提供措置をとる旨の定め

規定例
(電子提供措置等)
第●条 当会社は、株主総会の招集に際し、株主総会参考書類等の内容である情報について、電子提供措置をとるものとする。

② 電子提供措置事項記載書面の記載事項の一部省略に関する定め

規定例
(電子提供措置等)
第●条 (中略)
2 当会社は、電子提供措置をとる事項のうち法務省令で定めるものの全部または一部について、議決権の基準日までに書面交付請求をした株主に対して交付する書面に記載しないことができる。

③ ウェブ開示によるみなし提供制度(会社法施行規則94条1項、133条3項、会社計算規則133条4項、134条4項)に関する定めの削除

定款変更については、そのタイミングも問題となりますが、この点は
 (a) 改正会社法施行日後最初の定時株主総会が施行日後6か月以内
    (=2022年9月1日施行の場合には2023年2月28日まで)に開催される場合
 (b) 改正会社法施行日後最初の定時株主総会が施行日後6か月経過した後
    (=2022年9月1日施行の場合には2023年3月1日以降)に開催される場合
に分けて検討する必要があります(塚本英臣・中川雅博「株主総会資料電子提供の法務と実務」32頁~37頁(商事法務、2021年))。

そのため、(a)のケースにおいては、改正会社法が予定どおり2022年9月1日に施行された場合、改正会社法施行日から6か月以内の日である2023年2月28日までを株主総会の日とする株主総会の招集手続について電子提供措置に係る規定は適用されないことになりますので(整備法10条3項)、2023年2月28日までに開催される定時株主総会において電子提供措置を実施することはできず、旧会社法下と同様に株主参考書類等を含む招集通知を送付する必要があります。前記①乃至③の定款変更についても、当該定時株主総会決議により実施することで足りるものと思われます。

他方、(b)のケースにおいては、改正会社法が予定どおり2022年9月1日に施行された場合、2023年3月1日以降に開催される定時株主総会の招集に際して、上場会社では電子提供措置の実施が必要となり、2022年9月1日以降に書面交付請求を行った株主に対して電子提供措置事項記載書面の記載事項を一部省略することもできません。そのため、(b)のケースでは、改正会社法の施行前に開催する定時株主総会において、改正会社法の施行を停止条件とした前記①乃至③の定款変更を行うことも考えられます。

(a)(b)いずれの場合も、改正会社法の施行日から6か月経過するまでの間に定款変更を行う場合には、ウェブ開示に関する附則を設け、
 ・ 改正会社法施行日から6か月以内の日を株主総会の日とする株主総会について、
   ウェブ開示に関する定めがなお効力を有すること
 ・ 当該附則が、改正会社法施行日から6か月を経過した日又は前記株主総会の日から
   3か月を経過した日のいずれか遅い日にこれを削除すること
を規定する必要があります。

現在予定されている改正会社法の施行日2022年9月1日を前提としますと、定時株主総会を3月や6月に開催している会社については、2022年3月又は6月に開催する定時株主総会において、電子提供措置に関する定款変更を実施することも検討に値します。実際に本田技研工業株式会社は既に2021年6月開催の定時株主総会において前記①乃至③の定款変更を実施しているようです。

株主に交付する株主総会資料の選定

電子提供制度の下で、株主総会招集通知と議決権行使書面だけを株主に交付し、その他の株主参考書類等は電子提供措置を実施するのみとすることが一般的な対応となるかと思われます。この場合には株主に実際に発出する招集通知は、現行法の下で実務上作成されている招集通知の冒頭1~2頁分のみ、例えば、はがき1枚のみとすることが可能です。

しかしながら、その場合、個人株主としては交付された書面から十分な情報を得ることができず、結果として個人株主の議決権行使率の低下を招くおそれがあるとも指摘されています。株主ごとに書面交付請求に係る異議申述の日を管理する株主管理コストも株主の数によっては無視できません。

そこで、各社においては、①議案の簡単な内容を記載した書面を交付したかどうか、②書面交付請求を行った株主かどうかにかかわらず、電子提供措置をとると同時に全株主に対して全ての株主参考書類等を任意に書面で交付したりすることも可能です(「フルセットデリバリー」)(神田秀樹他「座談会 令和元年改正会社法の考え方」商事法務2230号10頁〔井上卓発言〕(2020年))。

また、株主総会に来場した株主に対してのみ株主総会資料の一部又は全部を書面で配布したり、投資家との対話ミーティングの際に株主総会資料の一部又は全部を書面で交付したりといった対応も考えられます。
他方、インターネットを利用した株主総会の招集通知の提供について承諾を得た株主は、書面交付請求を行うことができる株主から除外されているため、各株主からこの承諾を取得することで、ペーパーレスの株主総会招集手続を実施することも可能です(会社法325条の5第1項、299条3項)。

このように、各社においては、自社の株主構成(個人株主が多いのか。機関投資家が多いのか。)をはじめとする事情を踏まえて、どういった書面をどのような場面で交付することが最も適切か検討していくことが重要となります。

非上場会社における電子提供制度の利用

電子提供制度は、非上場会社であっても採用することができます。上場会社の場合と異なって、非上場会社にはみなし定款変更(整備法10条2項)がありませんので、電子提供措置を実施するためには株主総会で定款変更の決議を得ることが必要です。その際の定款変更の内容は、前述した①乃至③と同様です。

他方、非上場会社は、上場会社と異なって、自社のウェブサイトにおいて電子提供措置事項に相当する事項を一般に公開していないことが多いものと思われます。そのため、非上場会社における電子提供措置の実施にあたっては、閲覧に際してパスワードを要求するなどして、株主のみが電子提供措置事項を閲覧できるようにすることが考えられます。

また、非上場会社は、会社法上、株主総会の1週間前まで(取締役会設置会社においては定款の定めで短縮可能)とされていますが(会社法299条1項)、電子提供措置を採用する場合には、株主総会の日の2週間前までに発送する必要があり、定款によってこの期限を短縮することができない点には留意が必要です。

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