顛末書とは？
読み方・サンプル・始末書との違い・
書き方（社外向け・社内向け）などを
分かりやすく解説！

2023.12.22

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この記事のまとめ

「顛末書（てんまつしょ）」とは、社内で発生した問題の経緯・原因・解決策・再発防止策などをまとめた書面です。問題の発生に関与した従業員またはその問題について責任を負う従業員に対し、会社が指示して顛末書を作成させるケースがあります。

顛末書の目的は、不祥事やトラブルに関する反省を社内で共有し、適切な解決や今後の再発防止に役立てることです。また、不祥事やトラブルの相手方の求めに応じて、原因究明を主な目的とする顛末書を作成し、相手方に提出するケースもあります。

これに対して、始末書は不祥事やトラブルを起こした従業員の反省文（謝罪文）という側面が強く、顛末書とは異なる性質の書面といえます。

この記事では顛末書について、基本から分かりやすく解説します。

ヒー

顛末書…。絶対に書きたくはありませんが、書くとなったらどのように書けばいいのでしょうか？

ムートン

はじめて顛末書を書く人でも分かりやすいよう、顛末書の書き方をテンプレートつきで解説してきますね。

※この記事は、2023年12月20日に執筆され、同時点の法令等に基づいています。

顛末書とは｜読み方を含め分かりやすく解説！

「顛末書（てんまつしょ）」とは、社内で発生した問題の経緯・原因・解決策・再発防止策などをまとめた書面です。

ムートン

問題の発生に関与した従業員またはその問題について責任を負う従業員に対し、会社が指示して顛末書を作成させるケースがあります。

顛末書を提出させる目的

顛末書の目的は、不祥事やトラブルなどに関する反省を社内で共有し、適切な解決や今後の再発防止に役立てることです。

顛末書に記載された事実関係を分析し、問題の原因を特定することは、適切な再発防止策を講じるために役立ちます。

また、問題に深く関わった従業員の経験や主観についても、顛末書の内容からある程度窺い知ることができます。現場の実態に即した再発防止策を講じるためには、これらの情報も有用です。

また、不祥事やトラブルの相手方の求めに応じて、原因究明を主な目的とする顛末書を作成し、相手方に提出するケースもあります。

顛末書を提出させるべきケースの例

顛末書を提出させるべきなのは、会社として再発防止策を講ずべき不祥事やトラブルが発生した場合です。

ムートン

例えば以下のようなケースでは、従業員に顛末書を提出させるのがよいと考えられます。

・社内における手続きや事務処理について重大なミスがあった場合
・商品やサービスについて重大な欠陥が発覚した場合
・懲戒処分に相当する従業員の非違行為が発覚した場合
など

顛末書の法的効力

顛末書はあくまでも、会社に対する報告文書に過ぎません。したがって、顛末書を作成・提出したことにより、作成者がその内容に従って行動する義務を負うわけではありません。

ただし、顛末書に記載される再発防止策の実施等については、雇用契約上の指揮命令権限に基づき、会社が従業員に対して指示・命令できると考えられます。

顛末書と始末書・反省文の違い

顛末書と同じく、不祥事やトラブルに関与した従業員に提出させる書面として「始末書」や「反省文」があります。

顛末書は、不祥事やトラブルに関する情報共有・解決・再発防止などを目的としています。これに対して始末書や反省文は、不祥事やトラブルを起こした従業員に反省を促すための書面です。

ムートン

会社としての問題解決よりも、従業員個人の反省に焦点が当てられている点で、顛末書とは異なる性質の書面といえます。

顛末書の書き方｜例文（サンプル）・記載すべき事項

顛末書を作成する際の参考として、例文と記載すべき事項を紹介します。

顛末書の例文1｜社内向け

「社内向け」に顛末書を作成する際の例文を紹介します。事実関係を分かりやすく、端的に記載することが重要になります。

○○部　○○部長　殿

顛末書

○年○月○日
○○部○○課　○○　印

○年○月○日に発生した、○○株式会社（以下「相手方」といいます。）との間の取引上の紛争に関して、詳細を以下のとおりご報告申し上げます。

1. 紛争の内容
当社が相手方に納品した機械製品の安全性に不備があり、当該機械製品を使用した相手方の従業員（以下「相手方従業員」といいます。）が全治3週間の傷害を負った。当社は相手方から契約不適合責任、相手方従業員から製造物責任の追及をそれぞれ受けた。

2. 相手方従業員の傷害が発生した発生日時
○年○月○日

3. 相手方従業員の傷害が発生した場所
相手方の○○工場

4. 機械製品の安全管理に関する責任者
○○部○○課　○○課長

5. 機械製品の安全性不備の原因
検品時の検査が適切に行われておらず、○○についての検査が漏れていた。相手方から返品された機械製品を再検査したところ、○○について当社が定める安全基準を満たしていなかったことが判明した。相手方従業員の傷害も、上記の安全性不備に起因して発生した可能性が高い。

6. 相手方との交渉等の状況
相手方に対しては機械代金全額の返還および○○万円の損害賠償、相手方従業員に対しては○○万円の損害賠償を当社が支払う旨の示談が成立した。

7. 再発防止策
機械に係る検品時の検査において、検査項目のチェックシートを充実させ、その項目に沿った検査を徹底する。検査の人員を増強し、2名以上の従業員による検査を必須とする。

以上

顛末書の例文2｜社外向け

「社外向け」に顛末書を作成する際の例文を紹介します。自社内における調査の結果や、相手方に対する謝罪などの内容が中心になります。

○○株式会社　御中

顛末書

○年○月○日
○○株式会社
代表取締役　○○　○○　印

拝啓
（時候の挨拶）

この度、当社が納品した機械製品の安全性不備に起因する事故につき、たいへんご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。事故の経緯について調査した結果、原因が判明いたしましたので、以下のとおりご報告申し上げます。

1. 事故の内容
当社が相手方に納品した機械製品の安全性に不備があり、当該機械製品を使用した貴社の従業員（以下「被害者」といいます。）が全治3週間の傷害を負われました。

2. 事故が発生した日時・場所
○年○月○日、貴社の○○工場

3. 事故の発生原因
当該機械製品につき、当社において検品時の検査が適切に行われておらず、○○についての検査が漏れておりました。貴社からご返品いただいた当該機械製品を再検査したところ、○○について当社が定める安全基準を満たしていなかったことが判明いたしました。被害者の傷害も、上記の安全性不備に起因して発生した可能性が高いと考えられます。

4. 事故に関する今後のご対応
貴社、被害者および当社の間で締結した○年○月○日「和解合意書」に基づき、当社は貴社に対して機械代金全額をご返還し、さらに○○万円の損害賠償をお支払いいたします。
また、同書に基づき、当社は被害者に対して○○万円の損害賠償をお支払いいたします。

5. 再発防止策
機械に係る検品時の検査において、検査項目のチェックシートを充実させ、その項目に沿った検査を徹底いたします。検査の人員を増強した上で、2名以上の従業員による検査を必須とし、安全性不備の再発防止に努めて参ります。

当社の検査不備により、今回の事故を引き起こしてしまったことにつき、心よりお詫び申し上げます。再発防止を徹底して参りますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

顛末書に記載すべき事項

顛末書に記載すべき主な事項は、以下のとおりです。記載の要領については、上記の記載例をご参照ください。

①トラブル・不祥事の内容
どのようなトラブル・不祥事が発生し、相手方との交渉において何が問題になっているのかなどを端的に記載します。

②トラブル・不祥事が発生した日時・場所
トラブル・不祥事が発生した日時および場所を端的に記載します。複数の事象が発生している場合は、時系列に沿って記載します。

③トラブル・不祥事に関する当事者・責任者
トラブル・不祥事を引き起こした人や、管理上の責任を負っている人が誰であるかを記載します。ただし、社外向けの顛末書においては、会社内部の担当者を記載しないケースも多いです。

④トラブル・不祥事の発生原因
トラブル・不祥事がなぜ起こったのか、自社に何らかの落ち度があったのかなどを、社内における調査結果を踏まえて記載します。

⑤トラブル・不祥事に関する対応状況
トラブル・不祥事の事後処理として、被害弁償や相手方との示談交渉の状況などを記載します。

⑥トラブル・不祥事の再発防止策
同じようなトラブル・不祥事の再発を防止するために、どのような対策を講じるべきかを記載します。

⑦トラブル・不祥事に関する謝罪
社外向けの顛末書では、相手方に対する謝罪を丁寧に記載します。