退職したらやることとは？
流れや必要な手続きを企業と従業員に分けて
分かりやすく解説！

無料で資料をダウンロード ✅ 人事・労務部門ですぐに使えるChatGPTプロンプト集 ＞ ✅ 副業解禁のために企業が知っておくべき就業規則の見直しポイント ＞

※この記事は、2025年8月18日に執筆され、同時点の法令等に基づいています。

従業員が退職するまでの流れ

従業員の退職申し出から退職日までに企業側が行うべき手続きの流れは、以下のとおりです。

1. 退職意思の確認と退職届の受理
2. 業務の引き継ぎ
3. 返却物の受取
4. 退職日までに必要書類の準備

それぞれのステップでやるべきことを解説します。

退職意思の確認と退職届の受理

従業員から退職の申し出を受けたら、まずは理由を確認し、書面で退職届を提出してもらいましょう。口頭だけだと、退職日や退職理由の認識違いからトラブルになることもあります。

就業規則で定められた退職予告期間（1カ月前程度が多い）も確認しておくと安心です。また、退職届のテンプレートを用意しておくとスムーズに進めやすく、面談の中で退職理由を聞くことで、必要に応じて企業としての改善策を検討することもできるでしょう。

業務の引き継ぎ

引き継ぎは、退職後も業務を滞りなく進めるために欠かせない準備です。まず、退職予定の従業員が担当している業務や顧客情報、進行中の案件を整理し、後任者が理解しやすいように引き継ぎ書を作成します。

可能であれば後任者と一定期間一緒に業務を行い、実務を通じて説明することで理解が深まります。また、取引先への挨拶や後任者の紹介も早めに行うと安心です。IT関連では、アクセス権限や共有フォルダなどの設定や整理も忘れずに行いましょう。

返却物の受け取り

退職までに、貸与物の回収も計画的に進めましょう。健康保険証や社員証、パソコンや携帯電話、制服や鍵など、返却が必要なものは事前にリスト化しておくと回収漏れが防げます。

特に電子機器はデータ消去を確実に行い、返却時には担当者と一緒に確認しましょう。返却物のチェックリストを使い、記録を残すことで後のトラブルも防げます。

退職日までに必要な書類の準備

退職後の手続きをスムーズに進めるために、必要な書類は早めに準備します。

従業員が退職する際に必ず交付する書類は、源泉徴収票と年金手帳（会社保管の場合）です。また、必要に応じて交付する書類は、以下のとおりです。

• 離職票
• 退職証明書
• 健康保険資格喪失証明書

従業員に交付する書類は、期限内に確実に交付できるよう手配しましょう。書類ごとの期限をスケジュール表で管理し、漏れなく準備することで、退職者が安心して次の手続きに進めます。

従業員が退職したらやること

従業員が退職した際に企業側が行うべき手続きは、以下の流れに沿って紹介します。

• 退職の申し出から退職日までにやること
• 退職後速やかにやること
• その後にやること

各段階でやるべきことを詳しく解説します。

退職の申し出から退職日までにやること

従業員からの退職申し出を受けてから退職までに企業がやることは、以下のとおりです。

• 退職届の受理
• 貸与品や健康保険証の回収
• 年金手帳の返却（会社で預かっている場合）
• 退職所得の受給に関する申告を回収（退職金がある場合）

それぞれの対応方法を解説します。

退職届の受理

従業員から退職の意思表示を受けたら、まず書面で退職届を提出してもらいます。

退職届には「一身上の都合」など退職理由を記載してもらい、受理日も記録しましょう。離職票を作成する際の判断基準にもなるため、退職面談時に記載内容をしっかり確認しておくと安心です。

貸与品や健康保険証の回収

退職にともなう貸与品や健康保険証の回収は、企業の資産管理や情報漏洩防止のために大切です。チェックリストを活用し、PC・スマホ・USB・社員証・制服などの物品を漏れなく確認しましょう。

健康保険証は退職日の翌日以降は使用できないため、本人分・扶養家族分ともに返却を依頼します。特にPCやスマホなどの電子機器は個人データの削除も忘れずに行い、回収後の保管・再利用のルールも整えておくとスムーズです。

年金手帳の返却（会社で預かっている場合）

年金手帳を会社で保管している場合は、必ず本人に返却します。転職先で厚生年金の加入手続きに使われるほか、すぐに転職しない場合にも国民年金の切り替えに必要となる書類です。

保管場所は個人ファイルで明確にしておき、最終出社日や退職日に本人へ直接返却するのが基本です。すでに退職している場合は、書留など記録の残る方法で送付し、確実に受け渡しが完了するようにしましょう。

退職所得の受給に関する申告を回収（退職金がある場合）

退職金制度がある企業では、「退職所得の受給に関する申告書」の提出が必要です。この申告書を受け取ることで、退職金に対する退職所得控除を適用でき、退職者の税負担が軽減されます。

申告書が未提出のまま退職金を支給すると、退職金に対して一律20.42%の税率で所得税の源泉徴収が行われ、税務上の扱いが不利になる可能性があります。ただし、この場合でも確定申告を行うことで、正しい税額との差額の還付を受けることが可能です。

早めの書類回収を心がけ、退職面談時などに提出を促し、回収状況をリストで管理する体制を整えると安心です。

参考： 国税庁「退職所得の受給に関する申告（退職所得申告）」

退職後速やかにやること

従業員の退職後速やかにやることは、以下のとおりです。

• 退職証明書を発行（従業員から求められた場合）
• 社会保険の資格喪失手続き
• 雇用保険の資格喪失手続き
• 住民税に関する手続き
• 退職金の支給手続き（退職金がある場合）

それぞれの対応方法を解説します。

退職証明書を発行（従業員から求められた場合）

労働基準法22条1項により、従業員から請求があった場合は退職証明書を遅滞なく発行する必要があります。転職先での雇用契約手続きや、各種申請で退職を証明するために使用される書類です。

記載内容は、退職者が請求した事項のみ（在職期間、業務内容、退職理由など）に限定します。余計な情報を記載すると不利益を与える可能性があるため、注意が必要です。

従業員から発行依頼があれば速やかに準備し、郵送または直接渡すなど、受領方法も確認して対応します。

社会保険の資格喪失手続き

退職日翌日から5日以内に、社会保険（健康保険・厚生年金）の資格喪失届を年金事務所や健康保険組合に提出しましょう。この手続きが遅れると、退職者が国民健康保険や国民年金に切り替える際に遅延が発生し、無保険期間が生じる可能性があります。

あわせて健康保険証は退職日までに回収し、扶養家族分も含め返却してもらいます。資格喪失届の提出後、求めがあれば健康保険資格喪失証明書を発行し、退職者が切り替え手続きをスムーズに進められるよう準備することが大切です。

雇用保険の資格喪失手続き

退職日翌々日から10日以内に、雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークへ提出します。

退職者に離職票が必要な場合は、あわせて雇用保険被保険者離職証明書も提出します。原則として、59歳以上の退職者の場合は提出が必要ですが、59歳未満であっても退職者が希望する場合は提出する必要があります（雇用保険法76条3項）。

雇用保険に関する手続きが遅れると、退職者が失業給付を申請できず、生活に支障をきたす可能性があります。退職時に離職票の要否を必ず確認し、発行スケジュールを退職者に共有しておきましょう。            

住民税に関する手続き

退職後の従業員の住民税は、特別徴収（給与天引き）から普通徴収（本人納付）に切り替える必要があります。

切り替えに関しては退職時期によって対応が異なり、1月～5月退職の場合は最終給与から残額を一括徴収する必要があり、6月以降退職の場合は普通徴収に切り替えるのが一般的です。

切り替え後は、市区町村から退職者へ納付書が送付され、年4回の分割払いまたは一括払いで納付します。人事担当者は給与所得者異動届出書を市区町村に提出し、手続きが滞らないよう管理することが重要です。

退職金の支給手続き（退職金がある場合）

退職金制度がある場合は、退職所得控除を適用した正確な計算を行い、適切に支給します。

「退職所得の受給に関する申告書」が提出されている場合は、税務上の優遇措置を適用できますが、未提出の場合は一律で20.42%の源泉徴収が行われます。

退職金支給のスケジュールや振込日を退職者に事前に通知し、安心感を持ってもらえるようにしましょう。また、計算や支給手続きにはミスがないよう、税務担当者や社労士と連携しながら慎重に進めることが大切です。

退職後一定期間内にやること

従業員の退職後にやることは、以下のとおりです。

• 源泉徴収票の発行
• 離職票の送付

それぞれの対応方法を解説します。

源泉徴収票の発行

源泉徴収票は退職後1カ月以内に交付することが所得税法226条で義務付けられており、転職先での年末調整や確定申告に不可欠です。

記載内容には退職日までの給与総額や賞与、源泉徴収税額、退職金がある場合は退職所得控除後の金額も含まれます。

記載の誤りは税務トラブルの原因になるため、給与計算システムと連携して正確に作成します。発行後は配達記録付き郵送や手渡しで確実に受領を確認し、遅延や再発行依頼を防ぐ体制を整えることが重要です。

離職票の送付

離職票は、雇用保険被保険者資格喪失届と離職証明書をハローワークに提出した後、ハローワークから交付されます。

原則として、事業主は退職日の翌々日から10日以内にこれらの書類を提出する必要があり、ハローワークから交付された離職票を退職者に送付します。

離職票-1には資格取得日や離職日、離職票-2には離職前6カ月の賃金や離職理由を記載しましょう。特に離職理由は失業給付の給付日数や給付開始時期に影響するため、正確な記録が求められます。

作成後は配達記録付き郵送など確実な送付方法を用い、受領状況を管理します。進捗や発行状況は人事台帳で一元管理し、漏れや遅延を防ぐ仕組みを整えることが大切です。

退職したら従業員がやること【転職先が決まっている場合】

退職後すぐに転職することが決まっている従業員が行うべき手続きは、以下のとおりです。

• 退職届の提出
• 貸与品や健康保険証の返却
• 年金手帳の受取
• 源泉徴収票の受取

それぞれの手続きを詳しく解説します。

退職届の提出

転職先が決まっている場合でも、退職届は書面で正式に提出します。口頭だけでは退職日や理由の食い違いが生じやすく、後のトラブルにつながる可能性があります。

退職届には「一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします」と記載し、転職先が決まっている旨は必要に応じて口頭で伝える形が望ましいです。

法的には退職の意思表示をすれば2週間後に退職が成立しますが（民法627条1項）、円満退職のためにも就業規則で定められた退職予告期間（多くは1カ月前）を守り、業務引き継ぎや有給休暇の消化スケジュールも併せて調整します。

貸与品や健康保険証の返却

会社から貸与されたパソコンや携帯電話、社員証、名刺、制服などは退職日までに必ず返却します。

健康保険証も退職日の翌日から利用できなくなるため、本人分と扶養家族分をすべて返却しましょう。返却前には、電子機器内の個人データや私物の整理を済ませておくことが大切です。

返却漏れを防ぐため、事前に返却チェックリストを作成し、人事担当者と一緒に確認作業を行いましょう。返却完了後は、受領確認書に署名を行うことで、後日のトラブル防止にもつながります。

年金手帳の受け取り

年金手帳（または基礎年金番号通知書）は、転職先での厚生年金加入手続きに必要です。会社で保管されている場合は退職日に必ず受け取りましょう。

転職までに期間が空く場合や国民年金への切り替えが必要な場合もあるため、年金手帳は確実に受け取り、紛失しないよう安全に保管します。

源泉徴収票の受け取り

源泉徴収票は転職先での年末調整に必要な書類です。退職後1カ月以内に会社から発行されるため、届いたら速やかに転職先へ提出します。記載内容には給与総額や控除額が含まれるため、不備がないか必ず確認しましょう。

万が一、発行予定日を過ぎても届かない場合は前職の人事担当者へ連絡し、発行状況を確認します。転職先への提出後も控えを保管しておくことで、確定申告や税務確認時にも役立ちます。

退職したら従業員がやること【すぐに転職しない場合】

退職後すぐに転職しない従業員が行うべき手続きは、以下のとおりです。

• 退職届の提出
• 貸与品や健康保険証の返却
• 年金手帳の受取
• 健康保険の切り替え
• 源泉徴収票の受取
• 雇用保険（失業給付）の申請
• 住民税の支払い
• 確定申告

それぞれの手続きについて詳しく解説します。

退職届の提出

まずは退職届を提出します。退職理由に記載される理由が自己都合か会社都合かによって失業保険の給付開始時期が変わるため、正確な記載が必要です。

就業規則で定められた退職予告期間（多くは1カ月前）を守り、引き継ぎや有給消化も計画的に進めましょう。

貸与品や健康保険証の返却

退職日の翌日から健康保険証は利用できなくなるため、扶養家族分も含めて退職日までに返却しましょう。

パソコンや携帯電話、制服、社員証などの貸与品は、返却漏れがないようチェックリストを使って管理します。返却時には私物整理やデータ削除も忘れずに行い、人事担当者と受領確認を行うと安心です。

年金手帳の受取

退職後、すぐに再就職しない場合は厚生年金から国民年金への切り替えが必要です。会社から年金手帳（または基礎年金番号通知書）を必ず受け取り、14日以内に市区町村で切り替え手続きを行いましょう。

健康保険の切り替え

退職後すぐに転職しない場合は、以下の方法で健康保険の切り替え手続きが必要です。

• 国民健康保険に加入する
• 会社の健康保険を任意継続する
• 配偶者の扶養に入る

それぞれの違いと手続き方法を紹介します。

国民健康保険に加入する

退職後は会社の健康保険資格を喪失するため、国民健康保険へ加入する必要があります。

加入は退職日の翌日から14日以内に市区町村の窓口で行い、前年所得に応じて保険料が決まります。

国民健康保険への切り替え手続きに必要な書類は、健康保険資格喪失証明書、マイナンバーカードなどです。手続きが遅れると無保険期間が発生し、医療費が一時的に全額自己負担となる可能性があるため、早めに準備しましょう。

会社の健康保険を任意継続する

退職前に加入していた健康保険は、条件を満たせば最長2年間任意継続が可能です。保険料は全額自己負担となりますが、所得や家族構成によっては国民健康保険より安くなる場合もあります。

申請は退職日の翌日から20日以内に加入していた健康保険で行い、支払方法や保険料額も事前確認が必要です。期限を過ぎると任意継続は利用できないため、早めに判断しましょう。   

配偶者の扶養に入る

年収が130万円未満であれば、配偶者の健康保険の扶養に入る方法もあります。扶養に入る場合、保険料負担はなく、配偶者の勤務先を通じて手続きを行います。

手続きには、退職証明書や源泉徴収票など年収を確認できるものが必要です。

扶養要件を満たさない場合は加入できません。特に失業給付の基本手当日額が3,612円以上（年収換算で130万円以上）になる場合は、扶養に入れないため注意が必要です。手続きを希望する前に条件を満たしているか事前に確認しましょう。

源泉徴収票の受取

源泉徴収票は、転職先での年末調整や確定申告に必要になる書類です。退職後1カ月以内に会社から交付されるため、届いたら内容を確認し大切に保管しましょう。記載内容に誤りがあれば早急に会社へ連絡します。

万が一の紛失に備え、コピーやスキャンデータを保存しておくと安心です。また、退職金がある場合は給与分と退職所得分の2種類が発行されるため、併せて確認しておきましょう。

雇用保険（失業給付）の申請

失業給付を受けるには、離職票が届き次第ハローワークで求職申込と申請手続きを行います。2025年4月1日以降、自己都合退職の場合は、7日間の待期期間の後、給付制限が原則1カ月に短縮されます（5年以内に3回以上自己都合で退職した場合は3カ月）。

会社都合退職の場合は、7日間の待期期間のみで失業給付の受給が始まります。

申請には離職票、雇用保険被保険者証、本人確認書類などが必要です。申請後は4週間ごとの失業認定日に求職活動の報告を行い、条件を満たすことで給付金が支給されます。

受給中は積極的な求職活動を行いましょう。早期再就職が決まれば再就職手当が受けられる可能性もあります。

住民税の支払い

退職後は住民税の納付方法が特別徴収から普通徴収に切り替わります。納付書は市区町村から自宅へ郵送され、記載された期日までに支払う必要があります。

1月～5月退職の場合は残額を最終給与から一括徴収し、6月以降退職は普通徴収への切り替えが一般的です。普通徴収は年4回（6月、8月、10月、翌年1月）の分割払いか一括払いが選べます。

支払い遅れを防ぐため、納付スケジュールを事前にカレンダーで管理しておきましょう。

確定申告

年末までに再就職していない場合や医療費控除、住宅ローン控除などの適用がある場合は、翌年2月16日～3月15日に確定申告を行いましょう。

年の途中で退職し、その後再就職していない場合（年末調整を受けていない場合）は、払いすぎた所得税の還付を受けるために確定申告が推奨されます。また、年収2000万円超など、確定申告が義務付けられているケースもあります。

源泉徴収票、国民健康保険料・国民年金保険料の支払証明書、医療費領収書、各種控除証明書などを準備しましょう。e-Taxや税務署窓口にて申告可能で、還付申告であれば期間前でも提出可能です。還付金は申告後約1〜2カ月で入金されます。

退職時に人事担当者が説明すべき公的手続きのポイント

人事担当者が退職者に対して説明すべき公的手続きのポイントは、以下のとおりです。

• 手続きの期限を明確に伝える
• 扶養に関わる変更を説明する

それぞれのポイントを解説します。

各種手続きの期限を明確に伝える

退職者が手続き期限を遅らせてしまうと、健康保険や年金、失業給付の申請ができず、生活に影響が出る可能性があります。

特に健康保険の切り替え（14日または20日以内）、国民年金の加入（14日以内）、失業保険申請（離職票受領後すぐ）などは優先度が高い手続きです。

期限を一覧表で整理し、手続き先や必要書類をまとめて説明することで、退職者が漏れなく進められるようサポートしましょう。

扶養に関わる変更について説明する

退職者が配偶者や家族の扶養に入る場合、または扶養から外れる場合は、健康保険や年金、税金に影響があるため注意が必要です。

例えば、扶養の年収条件や失業給付中の取り扱いなど、誤解しやすい部分を具体的に説明します。扶養切り替えが必要な場合は、配偶者の勤務先での手続きや必要書類を案内し、扶養から外れる期間や再加入手続きの流れも明確に伝えます。扶養に関する説明書を用意し、配偶者とも共有できるようにしておくと安心です。

退職後の問い合わせで多い質問と従業員への回答

退職後に従業員から寄せられる問い合わせで多い質問と、人事担当者が使える回答を紹介します。

離職票が届かない

離職票は退職後10日〜2週間程度で従業員に交付されるのが一般的です。従業員から離職票が届かないと問い合わせがあった場合は、手続き後どれくらい経っているかを確認し、必要に応じてハローワークへの提出状況や郵送状況を確認しましょう

住所変更がある場合は修正を行い、具体的な郵送予定日を従業員に案内します。

源泉徴収票がほしい

源泉徴収票は退職後1カ月以内に交付が義務付けられており、転職先の年末調整や確定申告に必要です。従業員から源泉徴収票がほしいと言われた場合は、1カ月以内に交付する旨を伝えましょう。

退職金がある場合は給与分と退職所得分の2種類を案内し、紛失防止のため保管方法も説明します。

また、退職者から、紛失による再発行依頼があった場合は、郵送先と発行までの日程を確認し迅速に対応しましょう。

健康保険証がなくて医療機関に行けない

緊急で受診が必要な場合は、一時的に全額負担し、後日保険証取得後に精算が可能であることを案内します。資格喪失証明書を発行し、切り替え手続きをスムーズに進められるようサポートすることが大切です。

なお、2024年12月2日以降は健康保険証が新規発行されません。そのため、退職する従業員には、マイナ保険証への切り替えを行うか、資格確認書の発行を会社や市区町村に依頼するように案内しましょう。

無料で資料をダウンロード ✅ 人事・労務部門ですぐに使えるChatGPTプロンプト集 ＞ ✅ 副業解禁のために企業が知っておくべき就業規則の見直しポイント ＞

参考文献

e-Gov法令検索「所得税法（昭和四十年法律第三十三号）」

e-Gov法令検索「雇用保険法」

e-Gov法令検索「労働基準法」

監修者